مزایا و معایب سازمان‌های مجازی

سیدمحسن علیمرادی
در دهه های گذشته، بوروکراسی پیچیده سازمانها، دارای آنچنان قوام و تعصبی بودکه خدشه به آن امری مذموم و بعضا نا ممکن تلقی می شد. در چنین فضایی اندیشه خلق سازمانهای مجازی بی شباهت به رویا نبود. اما در عصر حاضر تغییرات شگرف سازمانها و پیشرفتهای غیر قابل تصور تکنولوژی ارتباطی، اطلاعاتی و نیز فراگیر شدن شبکه های رایانه ای در سازمانها و حتی منازل و از سوی دیگر ناکار آمدی سازمانهای سنتی در پاسخگویی به این تحولات، موجب کمرنگ شدن حکومت اداری سازمانها (بوروکراسی ) و حکفرمایی نتوکراسی (حکومت شبکه ها بر سازمانها ) شده است . حال دیگر، ایده سازمانهای مجازی نه تنها رنگ واقعیت به خود گرفته است، بلکه ضرورتی انکار ناپذیر در سازمانهای سده بیست و یکمی محسوب می شود.
امروزه بسیاری از کارکنان در منازل خود و از طریق شبکه های اطلاعاتی و ارتباطی همچون: اینترنت، پیجر، فاکس، ویدئو کنفرانس و ... خدمات خود را به سازمانهایشان ارائه می دهند. همچنین سازمانهای کوچک و بزرگ، از طریق اتحاد و وحدت زود گذر برای انجام یک کار ویژه بطور گروهی با استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات، حتی با رقبای دیروز خود همکاری می کنند و دست به کارهای بزرگ می زنند. در مقاله حاضر به بررسی خصوصیات و معایب سازمانهای مجازی خواهیم پرداخت.
برای درک مجازی شدن سازمان، کلابر چرخه ای از مدل سازمان مجازی، شامل 4 قدم و 10 مرحله را ارائه کرده است. که به مراحل دهگانه آن به طور مختصر اشاره می شود. مطابق این الگو در مرحله اول، سازمانها پس از تحقیقات بازاریابی و تشخیص فرصتهای مناسب در بازار، اگر به تنهایی قادر به پاسخگویی به نیازهای بازار و استفاده بهینه از فرصتهای پیش آمده نباشند، ضرورت تشکیل سازمانهای مجازی برای موفقیت نمایان می شود. در مرحله دوم، قبل از تشکیل سازمان مجازی، مدیران شرکت می بایست به تجزیه و تحلیل هزینه و منفعت بپردازند و با تنظیم یک طرح جامع تجاری اطلاعات لازم را جهت تسهیل در امر تصمیم گیری مدیران، فراهم آورند. مرحله سوم، بررسی توانمندیها، شایستگیها و امکانات شرکای بالقوه در جهت تامین نیازمندیهای سازمان است. در مرحله چهارم، پس از بررسیهای به عمل آمده، شرکت اقدام به انتخاب شرکای تجاری خود می کند. در مرحله پنجم، حدود وظایف، مسئولیتها، چگونگی توزیع ریسک و سود به دست آمده، توافق در مورد کیفیت و... مشخص و معین می شود. در مرحله ششم، تیم های کاری هریک از شرکای تجاری معرفی می شوند و در مرحله هفتم، ساختار زیر بنایی تکنولوژی اطلاعاتی و ارتباطی مورد نیاز جهت فعالیتهای مجازی تیم ها مشخص و حدود مسئولیت هر یک از شرکاء تعیین و ابلاغ می شود. در مرحله هشتم، تیم های مجازی با استفاده از امکانات اطلاعاتی و ارتباطی یک سازمان مجازی تشکیل داده و هر یک در امور تخصصی خود، وظایف خود را هماهنگ با گروه انجام می دهند. در مرحله نهم، سازمان مجازی به صورتی پیوسته و دائم فعالیتهای خود را با تغییرات محیط، بازار، تکنولوژی، سازمان و غیره به صورتی پویا منطبق می کند و در آخر هرگاه سازمان مجازی تشکیل شده از مفید بودن افتاد، بدون درنگ، هریک از تیم ها مجددا به سازمان اصلی خود بازمی گردند و این پایان کار یک سازمان مجازی است.
خصوصیات سازمانهای مجازی
برای سازمانهای مجازی خصوصیاتی برشمرده اند که در زیر به تعدادی از آنها به اجمال اشاره می شود:
1- نداشتن مرز مشخص: در حال حاضر بسیاری از سازمانها قابلیت ارائه یک سرویس و یا تولید را به تنهایی ندارند و این نیاز به انعطاف، صرفا توسط سازمانهای کوچک قابل دستیابی است.
2- استفاده از منابع مشترک: یکی از مهمترین شاخصه های سازمان مجازی جمع شدن توان مالی و نیروی انسانی شرکتهایی است که این سازمان را تشکیل می دهند.
3- غیر متمرکز بودن از نظر مکانی: از آنجا که ارتباطات بین شرکتها با استفاده از فناوری مخابرات صورت می گیرد، دیگر نیازی به ساکن بودن افراد در یک مکان و داشتن یک مکان مشخص برای انجام تمامی کارها نیست.
4- متغیر بودن شرکا: یک سازمان مجازی می تواند هر روز به یک نوعی شکل گیرد، مثلاقسمتی از سازمان مجازی باشد و یا ازشرکتهای دیگر تشکیل شود.
5- همسانی و برابری شرکا: به دلیل نیازی که شرکا در این گونه سازمانها به یکدیگر دارند، برابری بیشتر بین شرکا ایجاد می شود.
6- ارتباط الکترونیک: اساس سازمانهای مجازی بر شکستن سنتهای قدیمی سازمانها استوار است. همکاریهای به وجود آمده در این سازمانها براساس ارتباطات از طریق فناوری مخابرات و ارتباطات است.
مزایای سازمانهای مجازی
1- سرعت بالادر پاسخگویی به نیازهای مشتریان و انطباق با تغییرات محیطی.
2- انعطاف پذیری فوق العاده.
3- کاهش هزینه ها از طریق کاهش کاغذ بازی، دوباره کاریها، تردد کارکنان و هزینه های پرسنلی.
4- کیفیت و تسهیلات بیشتر برای مشتریان و امکان دریافت خدمات در هر زمان.
5- بهبود شاخص بهره وری در مقیاس فردی، سازمانی و اجتماعی.
6- استقلال بیشتر کارکنان در انجام امور.
7- با تشکیل سازمان مجازی، دیگر فاصله، مانع انجام کار موسسات همکاریها و کنفرانس ها نمی شود.
8- افزایش سودهی با توجه به کاهش هزینه ها و از سوی دیگر افزایش کارایی در سازمان.
9- امکان انجام کارهای بزرگ برای شرکتهای کوچک فراهم می آید.
10- با توجه به داشتن حق انتخاب پیمانکاران فرعی (شرکای تجاری ) می توان بهترین را به جهت ارتقای کیفی محصول و اقتصادی بودن آن برگزید.
معایب سازمانهای مجازی
1- نقص و کمبود تعامل رودر رو، می تواند اعتماد و صداقت در شرکتها، ارتباط بین آنها و همچنین مسئولیت پذیری آنها را کاهش دهد.
2- کاهش میزان کنترل کنندگی مدیر بر عناصر کلیدی در تجارت
3- اگر تیم های تشکیل دهنده سازمان مجازی ازکشورهای مختلف با فرهنگهای متفاوت باشند، ممکن است، تعارضات فرهنگی و اجتماعی به دلیل تفاوت در زبان، فرهنگ ،نژاد دین و ... به وجود آید.
4- کاهش تحرک، بویژه فعالیتهای فیزیکی کار.
5- افزایش ساعات کار کارکنان که ممکن است موجب خستگی مفرط در آنان شود.
6- کاهش میزان وفاداری کارکنان.
7- کارکنان از نظر اجتماعی منزوی می شوند و محرک تماس شخصی و رو در رو را از دست می دهند.
8- افزایش برخوردها در بین کارمندان اداره مرکزی با کارمندان مجازی دور از سازمان.
9- به دلیل وابستگی بیش از حد سازمانهای مجازی به فناوری و تجهیزات ارتباطی، هرگونه اختلال و نارسایی در شبکه های ارتباطی از جمله ویروسها و هک سایت سازمانها، می تواند فعالیت این گونه سازمانها را کاملامختل کند.
محدودیتهای تشکیل و توسعه سازمانهای مجازی در ایران
1- توسعه نامناسب زیر ساختهای ارتباطی و اطلاعاتی: با وجود پیشرفتهایی که در سالهای اخیر در زمینهIT در کشورمان به وقوع پیوسته است، هنوز ما از خطوط پر سرعت اینترنت، شبکه مطمئن تلفن همراه و یا حتی تکنولوژی های معمولی تر در بسیاری از شهرها و روستاهای دور افتاده، بی بهره ایم.
2- کاهش میزان فرصتهای شغلی: با توجه به اینکه عضویت در سازمانهای مجازی، نیازمند یکسری امکانات، تجهیزات رایانه ای و سمعی و بصری است، تعداد زیادی ازکارجویان، این امکانات ویا دانش استفاده ازآن را ندارند.
3- دیدگاه سنتی مدیران به حضور فیزیکی کارکنان در محیط کار: به نظر می رسد اغلب مدیران تمایل دارند که کارکنانشان به طور پیوسته در محیط کاری حضور داشته باشند، تا در صورت ضرورت بلافاصله در اختیار باشند. پس اعتقاد چندانی به کار کارکنان در محیط هایی غیر از سازمان ندارند.
4- دیدگاه سنتی خانواده ها به کار: اغلب خانواده های ایرانی بر پایه اعتقادات سنتی خود بر این تصورند که بخصوص مردان خانواده می بایست جهت کسب روزی از خانه خارج شوند و در محیطی به غیر از خانه به فعالیت بپردازند. پس ممکن است برخی از خانواده ها کار در خانه را چندان جدی و یا حتی زیبنده مردانشان ندانند.
5- کاهش امنیت شغلی: از آن جهت که سازمانهای مجازی موقت و زود گذر هستند، در ظاهر کارکنان از امنیت شغلی مطلوبی برخوردار نیستند، در صورتی که مشاغل مادام العمر در نزد خانواده های ایرانی از جذابیت بیشتری برخودار است.
نتیجه‌گیری
بدون شک همگان این باور را پذیرفته اند که شرایط کسب و کار در سازمانهای سده بیست و یکمی دچار تغییرات شگرف و دگرگونیهای اساسی شده است.امروزه سازمانها جهت موفقیت در عرصه پر رقابت جهانی می بایست، رویکردی متفاوت با گذشته داشته باشند و مبادرت به طراحی و پیاده سازی ساختارهای نوین متناسب با شرایط حاکم کنند. چرا که تغییرات مداوم و با سرعت متغیرهای محیطی موجب شده است تا ساختارهای سنتی انعطاف و سرعت لازم جهت پاسخگویی به این تغییرات را نداشته باشند. از سوی دیگر گسترش روز افزون تکنولوژی های اطلاعاتی و ارتباطی موجب شده است، شرایط لازم جهت کار در فضای مجازی براحتی فراهم شود. پس یکی از جایگزینهایی که سازمانها، جهت بهینه ساختن ساختارهای خود پیش روی دارند، استفاده از ساختار مجازی است. بدین ترتیب سازمانهای کوچک با اتحاد و ائتلاف با شرکای تجاری خود، می توانند با کاهش هزینه های خود، بهره وری را به مقدار قابل توجهی افزایش دهند. اما آنچه که نباید در این میان نادیده گرفته شود آن است که، پرداختن به مقوله مجازی کردن سازمانها بدون در نظر گرفتن زیر ساختهای لازم (نرم افزاری و سخت افزاری ) و اشاعه فرهنگ کار در فضای مجازی در میان کارکنان و همچنین مد نظر قرار ندادن تبعات بعضا منفی که ممکن است در اثر ایجاد سازمانهای مجازی بر سازمانها تحمیل شود، امری عبث و بی حاصل است.