مدیریت متوازن

اسماعیل همدانلو
در گذشته فعالیت مناسب و موثر یک واحد اجتماعی را بر پایه چهار M می‌دانستند،
اولین M عبارت بود از ـ Material مواد
دومین M عبارت بود از: Machin ـ ماشین‌آلات و تجهیزات و لوازم
سومین M عبارت بود از ـ Method روش‌ها و شیوه‌ها
چهارمین M عبارت بود از Men ـ کارکنان ـ نیروی انسانی.
این واحد اجتماعی می‌توانست یک مدرسه، یک دانشگاه یا یک کارخانه تولیدی یا یک بنگاه اقتصادی باشد. مواد می‌توانست هم مادی باشد و هم غیر مادی. یک کتاب و محتوای آن یا آلیاژی که در ساخت یک قطعه به کار می‌رود، مواد اولیه شمرده می‌شد. این چهار عنصر مهم الزاما در تناسب با یکدیگر در کنار هم دور ترکیبی موزون و متجانس باید قرار می‌گرفت تا عملکرد و خروجی مناسبی حاصل می‌شد.
اگر میزان و مقدار عناصر چهارگانه در یک واحد اجتماعی متوازن و هم سنگ نبود خروجی و محصول نهایی واحد مربوطه نه تنها میانگین مقادیر چهارگانه نبود بلکه در حد کمترین آنها تنزل می‌کرد و فراوانی سایر عناصر نه تنها مفید واقع نمی‌شد بلکه هزینه را افزایش و ضایعاتی را بر واحد ذی‌ربط تحمیل می‌کرد و لذا برای رفع این مشکل و اصلاح موضوع، مطالعاتی انجام شد تا معیار و میزانی را برای آنچه باید باشد و آنچه می‌شود، مشخص نماید و عنصری هماهنگ‌کننده سایر عناصر تعریف گردد و بدین ترتیب بود که چهار M دیگر به Mهای فوق‌الذکر اضافه شد.
Mهای اضافه شده به شرح زیر است:
M اول ـ Measurment: اندازه‌گیری ـ تعریف معیار و شاخص
M دوم ـ Market: بازار ـ محل مصرف
M سوم ـ Management: مدیریت
M چهارم ـ Money: سرمایه
در سیستم هشت M، عناصر هشتگانه متجانس و متناسب برای هدف مشخص و خروجی پیش‌بینی شده در واحد اجتماعی که یک اداره یا یک کارخانه تولیدی یا یک دانشگاه می‌‌تواند باشد باید فراهم گردد. سیستم‌های 4M و8M ویژگی‌هایی دارند که به شرح زیر می‌شود آنها را ذکر کرد:
باورها و نگاه عمومی در سیستم: M4
1- کارکنان کار کردن را دوست ندارند و به اندازه پولی که می‌گیرند کار می‌کنند.
2- فقط تعدادی محدود قادرند خوب کار کنند.
3- باید کارها را ساده کرد و نظارت‌ها را شدت بخشید.
4- کنترل‌ها و تبعیت از استانداردها را باید زیادتر کرد.
5- سخت‌گیر و منصف باید بود و کارکنان از بالا دست باید تبعیت کنند.
6- نگران مشتری نباید بود هر چه تولید کنید بازار جذب خواهد کرد.
باورها و نگاه‌های عمومی در سیستم M8 هم به شرح زیر قابل ذکر است.
1- مشتری و رضایت او برای بقای سازمان یک ضرورت است.
2- کیفیت بی‌پایان است و برای بهبود مستمر کیفیت باید تلاش کرد.
3- هر کار از ابتدا باید به صورت صحیح و درست انجام پذیرد. دوباره کاری‌ها را باید حذف کرد.
4- به کارکنان باید فرصت مشارکت داد و توانمندی آنان را باور کرد و در آنها اعتماد به نفس باید ایجاد کرد.
5- کیفیت در فرآیند تولید و خدمت، خلق می‌شود نه فقط به وسیله بازرسی.
6- کیفیت وابسته به فرآیند وابسته به انسان و انسان نیازمند آموزش موثر است.
7- توجه خود را به نیازهای مشتری و رقیبان باید معطوف کرد تا در صحنه رقابت باقی ماند.
به طوری که مشاهده می‌شود نگاه و باورهای سیستم M4 در جامعه ما موضوعیت دارد و نگاه M8 وارد فرهنگ و ادبیات کاربردی جامعه ما نشده است. برای استفاده بهینه از منابع، کاهش ضایعات، تقلیل سعی و خطا، و افزایش بهره‌وری، گرفتن سهم بازار بیشتر و ادامه حیات،هر واحد اجتماعی باید نگاه‌ها و باورهایش را اصلاح کند و در سیستم M8 قرار گیرد.
در این یادداشت خصوصیات دو M از هشت M به اختصار ذکر می‌شود.
عنصر Measurment یا اندازه‌گیری:
این عنصر، واحد اجتماعی، سازمان، موسسه، کارخانه، دانشگاه، مدرسه و هر نهاد اجتماعی دیگر را ملزم می‌سازد که برای هر حرکت و اقدامی هدفی را مشخص نماید و در فرآیند اقدام و انجام، باید مدام با نشانه‌ها و شاخص‌های تعریف شده باز خورد بگیرد و عملیات را مورد ارزیابی قرار دهد و از انحراف و عقب‌ماندگی و پیش افتادگی (غیر نرمال) جلوگیری گردد.
اگر حرکت و اجرای واحد اجتماعی قابل اندازه‌گیری با شاخص‌های تعریف شده نباشد سایر عناصر هر لحظه ممکن است کم و زیاد و یا با انحراف از مسیر به کار گرفته شوند و این کلام پرمعنی پیر مدیریت، پیتر دراکر (Piter Druker) را یادآوری می‌کند که هر آنچه قابل اندازه‌گیری نیست، مدیریت بردار هم نیست. وقتی واحد اجتماعی اندازه‌گیری نداشته باشد و در سیستم M4 اسیر بوده باشد پیکان ساخته می‌شود.
وقتی اندازه‌گیری و بازار هدف مشخص نگردد کارشناس اقتصاد در دانشگاه تولید می‌شود ولی در جامعه‌ای که بزرگترین گرفتاری‌اش اقتصادی است، این کارشناس تولید شده خود بیکار می‌ماند به بیان دیگر وقتی اندازه‌گیری نباشد همه پیکان می‌سازند چرا که مهم نخواهد بود که بدانیم چگونه و کجا می‌رویم. مهم این خواهد بود که ببینند می‌رویم.
موبایل یک پیکان، ترافیک یک پیکان، محیط زیست یک پیکان و اعتیاد پیکانی دیگر نیست؟
عنصر Management یا مدیریت:
این عنصر در سیستم ‌M8 بر هفت عنصر دیگر هدایت‌گری می‌کند و قابلیت کیفی و کمی عناصر هفتگانه را در ترکیب و محصول نهایی زشت و زیبا می‌کند. مدیریت، موتور محرکه سیستم M8 است. مدیریت توازن و تناسب بین سایر عناصر را برای رسیدن به هدف با عنایت به اصل هزینه فایده مشخص می‌کند. برای داشتن مدیریتی کارآمد و کارآفرین باید مدیران لایق و شایسته و توانمند برای هر واحد اجتماعی متناسب با فعالیت و اهداف تعیین شده واحد، انتخاب کرد.
به نظر می‌رسد مشکل اساسی ما در جامعه در M مدیریت بوده و عدم امکان استفاده بهینه از منابع و فرصت سوزی‌های گذشته را به تنهایی برعهده داشته است. برای جبران این امر بهترین راه انتخاب مدیر، اخذ آزمون از توانایی‌ها، آشنایی‌ها، مسئولیت پذیری‌های مدیر برای مسئولیتی است که قرار است به او سپرده شود. امید که از این پس حداقل چنین باشد.