چهار پرسش درباره «مدیر»

محمدرضا نادرجو
مدیر کیست؟
مدیر یعنی کسی که با تدبیر خود به بهترین شکل نسبت به مردم انجام وظیفه کند و مسئول کسی است که در قبال وظیفه‌ای که باید انجام دهد مورد سؤال قرار گیرد و بازخواست می‌شود و این مسأله‌ای است که در عرف مدیریتی به دست فراموشی سپرده شده است. به علاوه ما در کنار این واژه‌ها، عبارتی به نام ارباب رجوع هم داریم که به معنای کسی است که از مسئول درخواستی دارد و وظیفه مسئول این است که در چهارچوب قانون اطاعت کرده و درخواست وی را عملی کند.
به اعتقاد مردم، مدیر باید مشکلات مردم را حل کند، نه این که از آن‌ها فاصله گرفته و به فکر رفع مشکلات خودش باشد.
امروزه اعتقاد بسیاری از مردم و کارشناسان اجتماعی و صاحبنظران این است که ساختار مدیریتی ما در یک وضعیت بحرانی به سر می‌برد بحرانی که یک سوی آن آرامش و رکود مدیران و طرف دیگرش جامعه‌ای است که خواهان پویایی و حرکت به سوی تعالی است و بحران همیشه زاییده چنین تضادهایی است.
بدون شک انتظار مردم به عنوان اصلی‌ترین مواخذه کنندگان مدیران جامعه به خصوص در فرآیند تشکیل دولت جدید این است که فاصله‌های نجومی میان مدیران و ملت که موجب فساد و معضلات بسیاری در پیکره کشور شده از میان برود و مدیران با توجه به نوع تخصص و دانش خویش در حوزه کاری درست انتخاب شوند، و البته عملکرد آن‌ها وجود داشته باشد تا بحران مدیریت در کشور نیز ان‌شاءالله حل شود.
ویژگی مدیر چیست؟‌
به اعتقاد دکتر سیدعلی قادری، پژوهشگر مسائل اجتماعی، اگرچه به راحتی نمی‌توان گفت که عالی‌ترین مدیران دارای چه ویژگی‌هایی هستند اما به هر حال یک سری از ویژگی‌ها، عمومی هستند و در تمام فرهنگ‌های دنیا پسندیده می‌‌باشند. مانند انصاف و یا شناخت دقیق از زیرمجموعه خود که موجب مقبولیت و محبوبیت مدیر در میان پرسنل می‌شود.
وی می‌گوید: «بر این اساس اگر یک مدیر نیازها و مسئولیت‌های حیطه وظیفه خود را بشناسد، خواهد دانست که در چه حوزه‌ای باید وارد شود و در چه حوزه‌ای اظهار عقیده نکند و قاعدتاً اگر پرسنل چنین خصیصه‌ای از مدیر خود سراغ داشته باشند او را لایق و شایسته خواهند دید که این اولین قدم برای کارآیی و حصول نتیجه عملکرد یک مدیر است. اما باید توجه داشت که شایستگی و محبوبیت یک مدیر، برتری انسانی بر انسان دیگر نیست بلکه محبوبیتی است که او در قبال خدمت به دیگران کسب کرده است. قادری همچنین مدیران را به دو بخش خرد و کلان تقسیم کرده و می‌گوید: «رئیس شعبه بانک مدیر جزء است اما وزیر آموزش و پرورش یک مدیر کلان که هر یک از آنان حیطه وظایفی دارند و باید دارای ویژگی‌های خاص برای پذیرش مسئولیت در آن حیطه باشند. به علاوه یک سیستم مدیریت باید به گونه‌ای باشد که با حذف مدیر آسیب نبیند، مثلا اگر رئیس جمهور یک ماه به سفر رفت یا بیمار شد نباید در سسیستم اختلالی ایجاد شود.»
براساس این نظریه مدیر تنها گرداننده تشکیلات نیست بلکه خود تشکیلات هم به گونه‌ای است که او را به پیش می‌برد و مثل یک جزء از یک ساختار بزرگ او را در خود هضم می‌کند، موضوعی که در ایران اندکی جای تأمل دارد، چرا که تغییر مداوم ساختارها با روی کارآمدن مدیران، نشان از آن دارد که هنوز فاقد مدیریتی سیستماتیک هستیم و در حوزه‌های مدیریتی به قطعیتی نرسیده‌ایم. بنابراین هر مدیر به فراخور دانش، روحیات و امیال خود سیستم قبل را به هم زده و به جای بهبود وضع گذشته سعی در به وجود آوردن شرایطی جدید دارد.
فرهاد رهنما، محقق و مدرس دانشگاه نیز ویژگی‌های یک مدیر خوب را چنین برمی‌شمرد:‌ «مسئولیت شناسی، مسئولیت‌پذیری، نظم، صداقت، صراحت، شهامت، دقت و توجه به فرآیند تعمیم سازی، اخذ مشاوره و قدرت تصمیم‌گیری بر مبنای روند تصمیم‌سازی، از جمله ویژگی لازم یک مدیر موفق بوده است. در واقع یک مدیر باید بداند که حوزه مدیریت او ستادی است یا اجرایی، اقتصادی است یا فرهنگی، اجتماعی است یا سیاسی و سازوکار هر یک از اینها چیست و این که او در مقام یک سیاستگذار است یا مجری؟ استراتژیک و تاکتیک‌های آن حوزه چیست و در یک کلام از دانش روز بهره‌مند بوده و در حوزه مدیریت خود تخصص کافی داشته باشد.»
وی می‌افزاید: «در واقع می‌توان چنین نتیجه گرفت که یک مدیر باید در دو حوزه تخصص داشته باشد. ابتدا خود مدیریت، نیازهای روز و حوزه عمل و دوم موضوعی که در حوزه خود با آن درگیر است. به طور مثال یک مدیر لایق فرهنگی نمی‌تواند در حوزه منابع نفتی هم مدیریت کند و بالعکس، زیرا که ممکن است یک فرد به تمام اصول مدیریت آگاه باشد و از این جهت لایق‌ترین شخص محسوب گردد اما نمی‌توان همان فرد را در موضوعات مختلف و پراکنده‌ای مثل نفت، مطبوعات، کشاورزی و... صاحب‌نظر و متخصص خواند. در حقیقت اگر کمی با دقت بنگریم می‌بینیم که بی‌انصافی است اگر بگوییم مدیران ما فاقد درکی دقیق از اصول کلان مدیریتی هستند. اما با این حال آسیب‌هایی که جامعه مدیران ما می‌توانند به اجتماع وارد کنند را نیز نباید نادیده گرفت و به راحتی از کنار آن‌ها عبور کرد.»‌
رهنما می‌افزاید: «در تحقیقات میدانی و دانشگاهی ثابت شده است که بخش اعظمی از مدیران جامعه در حوزه تخصصی خود فعالیت نمی‌کنند و کم هم نیستند مدیرانی که به طور مثال دانش‌آموخته رشته پزشکی هستند ولی در تخصصی‌ترین بخش صنعت نفت فعالیت می‌کنند! اصلا آیا تاکنون فکر کرده‌اید که چرا ما در دانشگاه‌ها و مراکز علمی رشته‌ها و گرایش‌ها را تفکیک کرده‌ایم، اما در حوزه عمل نسبت به آن‌ها توجهی نداریم؟»
مدیر موفق کیست؟
مدیریت در ساختار جامعه امروزی شکلی کاملا جدید به خود گرفته است. برخی معتقدند که یک مدیر خوب و لایق ذاتا مدیر آفریده شده است و ساختار خلقیات و رفتار ذهنی و روحی او به گونه‌ای است که می‌تواند یک مدیر موفق باشد یا به عبارت دیگر محول کردن هر کاری جز مدیریت به او خطاست.
هر چند شاید این نظریه چندان بی‌راه هم نباشد اما در مقابل عده‌ای هم هستند که مدیریت را بیشتر یک علم می‌دانند، علمی که باید خواند، فرا گرفت و امتحان پس داد.
بر طبق نظریه دوم، امکان مدیریت برای تمامی افراد یکسان است و یک خصوصیت ذاتی نیست. در واقع باید دید که به عنوان نمونه مدیر یک اداره باید اول قیافه، رفتار و طرز برخوردش به مدیران شبیه باشد یا این که هیچ‌یک از این مسایل اهمیت چندانی نداشته و بیشتر دانش اندوختگی او از عمل مدیریت مهم است.
به راستی تعریف صحیح از مدیریت چیست و با چه شاخصه‌هایی باید یک مدیر را محک زد و آیا مدیریت در جامعه ما به آن اصول و شاخص‌ها نزدیک شده است؟
ویژگی‌های مدیر موفق چیست؟
1ـ توانایی درک اهمیت رویدادها را داشته باشد بدون اینکه تحت تاثیر آراء و عقاید اطراف خود قرار بگیرد و یا دستخوش تغییر نگرش‌های دیگران و یا گرفتار پیش‌داوری‌های شخصی شود.
2ـ توانایی اخذ تصمیم و عمل بدون اینکه به دلیل خطرات جانبی، از مسیر و هدف اصلی منحرف شود.
3ـ‌ مسئولیت‌پذیری یا آمادگی برای ایستادن و مبارزه کردن با مشکلات، این امر با تصمیم‌گیری و قاطعیت ارتباط بسیار نزدیک دارد، زیرا کسی که قبول مسئولیت می‌کند، باید از توان لازم برای تصمیم‌گیری برخوردار باشد تا بتواند تصمیمی بگیرد که در جهت منافع سازمان باشد. به علاوه مدیر می‌بایست در برابر پیامدهای تصمیمات خود نیز مسئولیت بپذیرد.
4ـ سازماندهی یا استفاده از هر یک از افراد سازمان و ابزار و وسایلی که در اختیار دارد. چنانچه مدیر از ابزار کار در جای مناسب خود استفاده کند، بسیاری از مشکلات سازمانی خود به خود حل خواهد شد.
5ـ انسان شناسی یا توان شناخت افرادی که با او کار می‌کنند. در پرتو این شناخت است که رفتار مدیر در قبال کارکنان متفاوت است.
6ـ انگیزه، یا اشتیاق و تمایل به انجام کار یا کارهایی که به او سپرده شده است. چنین مدیری می‌تواند انگیزه لازم را در کارکنان خود ایجاد کند.
7ـ توان بدنی یا قدرت کارکردن در مدت‌های طولانی بدون احساس خستگی. در حقیقت با توجه به آنچه در مورد انگیزه عنوان شد، اکثر کارمندان با ملاحظه رفتار مدیر رفتار خودشان را تنظیم می‌کنند. به همین دلیل، چنانچه مدیری را ببینند که ساعت‌های متوالی با جدیت و بدون اظهار خستگی فعالیت می‌کند، از او پیروی کرده و علاقه زیادتری به کار کردن از خود نشان می‌دهد.
8ـ اعتماد به نفس، یعنی قبول اینکه صاحب قدرت است و می‌تواند با تکیه بر این قدرت مشکلات خود و سازمانی را که به او سپرده‌اند، حل کند. به بیان دیگر، خودش را به درستی می‌شناسد، به توانایی‌های خود وقوف دارد، و به همین دلیل می‌داند و می‌تواند در برخورد با شرایط متعدد به راحتی تصمیم بگیرد و در قبال این تصمیم وحشتی نداشته باشد.
9ـ بلوغ عاطفی یا توان کنترل عواطف و احساسات خود در هر زمان که ضرورت داشته باشد. مدیری را دارای بلوغ عاطفی می‌دانیم که دقیقا پس از تجزیه و تحلیل شرایط، احساسات خود را آشکار سازد. به این ترتیب، خوشحالی حساب نشده مدیر به همان اندازه زیان‌آور است که خشم غیرعقلایی او.
10ـ مشاوره، یا داشتن سعه صدر لازم برای برخورداری از آرای همکاری و مخصوصا زیردستان. در واقع، یکی از صفات پسندیده مدیر، آن است که با افراد صاحبنظر درباره مسائلی که ضرورت ایجاد می‌کند، مشورت و با توجه به آرای معقول آنان تصمیم‌گیری کند.
1ـ تجربه کافی که الزاما نمی‌تواند مدرک تحصیلی دانشگاهی باشد، هر چند با تحصیلات مدیر نیز بی‌رابطه نیست. در واقع بسته به اینکه مدیر در کدام سازمان به کار اشتغال دارد، تجربه یا تحصیل می‌تواند تعیین کننده باشد.
12ـ قدرت تصمیم‌گیری و قاطعیت حساب شده در کار. منظور از قاطعیت، حالت منطقی آن است. درواقع، قاطعیت به معنای این است که هرگاه برای مدیر مسلم شد انجام یک کار به نفع سازمان است، در انجام آن تردیدی به خود راه ندهد.
13ـ داوری صحیح یا دارا بودن توازن قضاوت عادلانه درباره زیردستان. برای این منظور لازم است مدیر پیش از قضاوت درباره هر یک از کارکنان شرایط زمانی و مکانی را در نظر بگیرد.
14ـ خوب شنیدن یا در واقع خوب گوش دان هنری است که در تمامی انواع روابط انسانی نقش تعیین کننده دارد، اما هنگامی که بحث از مدیران مطرح باشد، این هنر به شیوه‌ای چشمگیرتر خودنمایی می‌کند. مدیر در صورتی می‌تواند درباره این یا آن گزارش اظهار نظر کند که در هنگام ارائه آن، به دقت گوش داده باشد.
15ـ پیشگامی یا برخورداری از این قدرت شخصیتی که در انجام امور پیشقدم شود و با طرح و ارائه اندیشه‌های جدید، رهبری زیردستان را برای انجام کار برعهده بگیرد. در این زمینه نیز تحقیقات متعددی انجام شده و برای مثال در یک بررسی معلوم شد هر گاه قرار باشد در یک سازمان تغییری حاصل شود، چنانچه مدیر زودتر از دیگران آن تغییر را بپذیرد، از لحاظ روانی دیگران به این تغییر ساده‌تر تسلیم می‌شوند و کمتر در برابر آن مقاومت می‌کنند.
16ـ هماهنگی، با توان ایجاد توازن بین فعالیت‌های اعضای مختلف سازمان. بر این اساس ابتدا می‌بایست از احساس وفاداری نسبت به سازمان، و علاقه‌مندی به کار در میان اعضای زیردست خود اطمینان حاصل کرده باشد تا بتواند در هماهنگی آنان موفق باشد.
17ـ برخوردار بودن از ویژگی خلاقیت و کارآفرینی. در ابتدای هر کار و فعالیت نوآور، خلاق و کارآفرین، همیشه نوعی دید «VISION» بلند مدت و عمیق وجود دارد و این در هر نوع فعالیت بازسازی، نوسازی و سازندگی زندگی‌ کاری یا انسانی و سازمانی دیده می‌شود. هر مدیری که ادعای توانمندی استراتژیک دارد باید بتواند این دید خود را در چند جمله بگوید یا بنویسد.
18ـ باید از یک جهان‌بینی استوار برخوردار باشد. وقتی که یک دید در جریان شکل‌گیری قرار می‌گیرد، در حقیقت به یک فلسفه مجموعه‌نگر و سازمانی تبدیل می‌شود. که عبارتست از ایدئولوژی کارآفرینان و یا حتی سایر مدیران کلان. فلسفه مجموعه‌نگر سازمانی ـ CORPORATE PHILOSOPHY یک شرکت مانند جهان‌بینی یک فرد است، یعنی ترکیب از مهمترین عوامل و ارزش‌های شخصیتی یک فرد.
19ـ مدیر خوب، مدیری است که خود را از کارهای تکراری و روزمره رها سازد که این عمل مستلزم «تفویض اختیار» توسط مدیر و از جمله مزایای آن به شمار می‌رود. بسیاری از مدیران وقت و انرژی خود را صرف انجام کارهایی می‌کنند که کارمندان آنان نیز می‌توانند آن وظایف را انجام دهند، و در نتیجه هزینه انجام کار بالا می‌رود و بهره‌وری کاهش می‌یابد. راه‌حل این مشکل بسیار ساده است: «تفویض اختیار کنید!» تفویض اختیار «موثر» از بهترین ابزاری است که مدیریت می‌تواند آن را در بهبود بهره‌وری به کار گیرد. از آنجایی که ممکن است از تفویض اختیار، به خوبی از این نکته آگاه باشند که چرا؟ به چه کسی؟ و تا چه حد تفویض اختیار کنند؟ پاسخ این سؤالات مستلزم شناخت و آگاهی مدیر از مزایا و مسایل مرتبط با تفویض اختیار در مدیریت است.