چارچوبی برای پشتیبانی مدیریت دانش فنی

فناوری و مدیریت فناوری

تعاریف زیادی از دانش فنی وجود دارد. بررسی این تعاریف تعدادی از عواملی را نشان می دهد که دانش فنی می تواند به‌عنوان نوع خاصی از دانش مورد توجه قرار گیرد. (هرچند این دانش ممکن است در یک محصول فیزیکی ظاهر شود مانند یک ماشین، اجزای سیستم یا کالا.) مشخصه کلیدی دانش فنی که آن را از انواع دانش عمومی متمایز می سازد، این است که کابردی است و بر معلومات خاص و دانش فنی سازمان متمرکز است. با اینکه فناوری با علم و مهندسی در ارتباط است (فناوری سخت)، فرایندها و زیرساختها نیز که کاربرد اثربخش آنرا فراهم می کنند، مهم هستند. مثالها شامل توسعه محصول جدید و فرایندهای نوآوری، به همراه ساختارهای سازمانی و پشتیبانی شبکه های دانش است(ارتباط جنبه های نَرم فناوری).

توجه به فناوری به‌عنوان نوعی از دانش مفید است و مفاهیم مدیریت دانش می‌تواند در این زمینه یاری‌کننده باشد. برای مثال، دانش فنی عموماً دانش صریح و ضمنی را دربر می گیرد. دانش فنی صریح به‌صورت واضح تشریح شده (برای مثال یک گزارش، رویه یا راهنمای کاربر)و یا ممکن است، به‌همراه ظهور فیزیکی فناوری (مانند تجهیزات) تشریح شود. دانش فنی ضمنی به آسانی قابل تفکیک نیست و متکی بر مهارت و تجربه است (مانند جوشکاری یا مهارت‌های طراحی).

هدف کلیدی مدیریت فناوری، این است که اطمینان می دهد منابع فنی به‌طور موثر با نیازهای کسب و کار در ارتباط است. این موضوع تمرکز چارچوب پیشنهادی مدیریت فناوری در این مقاله و مزیت کلیدی رویکرد مسیرنمای فناوری است.

همانند فناوری، تعاریف زیادی از مدیریت فناوری در ادبیات مکتوب وجود دارد. از نظر این مقاله تعریف زیر مورد قبول است که از طرف موسسه مدیریت فناوری اروپا (EITM) پیشنهاد شده است:

مدیریت فناوری شناسایی، انتخاب، اکتساب، توسعه، بهره برداری و حفاظت موثر فناوریهای (محصول، فرایند و زیرساختها) مورد نیاز جهت حفظ موقعیت بازار و عملکرد تجاری مطابق با اهداف شرکت را نشان می دهد.

این تعریف دو موضوع مهم مدیریت فناوری را نشان می دهد:

* ایجاد و برقراری روابط میان منابع فنی و اهداف شرکت از اهمیت حیاتی برخوردار است و چالشهای مستمری برای اکثر شرکتها به‌وجود آورده است. این چالشها ارتباط موثر مدیریت دانش را با ابزارها و فرایندهای حمایتی مناسب ضروری ساخته است. نیاز به گفتگو و برقراری تفاهم بین کارکردهای فنی و تجاری از اهمیت خاصی برخوردار است.

* مدیریت فناوری موثر نیازمند تعدادی از فرایندهای مدیریت است و تعریف فوق شامل پنج فرایند است: شناسایی، انتخاب، اکتساب، بهره برداری و حفاظت از فناوری. این فرایندها همیشه در شرکتها خیلی قابل مشاهده نیست و نوعاً در دیگر فرایندهای مدیریت همچون فرایند استراتژی، نوآوری و عملیات توزیع شده است.

هدف و منظور مدیریت فناوری

هدف کلی چارچوب، شناخت نحوه ترکیب دانش فنی و تجاری برای پشتیبانی فرایندهای استراتژی، نوآوری و عملیاتی شرکت در محیط درونی و بیرونی است. باید در نظر داشت که این چارچوب درک وسیعی از جنبه های کلیدی مدیریت فناوری ارائه می کند. بسیاری از فعالیتها و اهداف خاصی که با رویه مدیریت فناوری در شرکتها در ارتباط است (برای مثال استراتژی فناوری، پیش بینی، انتقال، انتخاب و مدیریت تحقیق و توسعه و ساخت در برابر خرید) به محیط و اهداف خاص بستگی دارد.

ویژگی های کلیدی چارچوب مدیریت فناوری

فرایندهای مدیریت فناوری: هسته و مرکز چارچوب، مبنا و پایه فناوری شرکت است که دانش فنی، شایستگیها و تواناییهای توسعه و تحویل محصولات و خدمات رقابتی و سایر اهداف سازمانی را بیان می‌کند. پنج فرایند مدیریت فناوری به‌شرح زیر است:

* شناسایی فناوریهایی که در حال حاضر بخشی از پایه فناوری شرکت نیستند، اما ممکن است در آینده مهم باشند (برای مثال از طریق حضور در کنفرانس ها، خواندن مجلات، ملاقات با شرکتهای تجاری، سوال از عرضه کنندگان و هدایت تحقیقات ناب).

* انتخاب فناوریهایی که شرکت برای محصولات و فناوریهای آتی خود نیاز خواهد داشت.

* کسب دانش فنی که انتخاب شده است (برای مثال از طریق تحقیق و توسعه ، حق لیسانس، خرید تجهیزات، استخدام ستاد و به کنترل درآوردن شرکتهای رقیب)

* بهره برداری از فناوریهایی که کسب شده اند (برای مثال از طریق تولید محصولات و ارائه خدمات و فروش امتیاز).

* حفاظت از دارائیهای فنی شرکت (برای مثال از طریق ابزارهای قانونی مانند ثبت اختراع، قراردادها،

علائم تجاری، حق چاپ به همراه سایر معیارهای امنیتی و حفظ نیروی ستادی کلیدی).

فرایندهای کسب و کار: فرایندهای مدیریت فناوری به‌صورت مجزا انجام نشده و عموماً به‌عنوان فرایندهای محوری کسب و کار، مجزا مدیریت نمی شوند. فعالیتهای مختلفی که فرایندهای مدیریت را تشکیل می دهند، تمایل دارند در دیگر فرایندهای مدیریت توزیع شوند (برای مثال، تصمیمات انتخاب فناوری در طول زمان توسعه استراتژی کسب وکار و محصول جدید اتخاذ می شوند). سه فرایند محوری کسب و کار یعنی استراتژی، نوآوری و عملیات که اهمیت خاصی دارند، در سطوح مختلف سیستم کسب و کار انجام می گیرند. ارتباط فرایندهای محوری کسب و کار مهم است، به‌طوری که این فرایندها کانون توجه مدیریت و عمل در کسب و کار بوده و ابزارهایی برای اطمینان از خروجی اقتصادی پایدار شرکت هستند. هدف مدیریت فناوری موثر، این است که اطمینان دهد، مسائل فنی به‌طور مناسب در این فرایندها ترکیب شده اند تا یک سیستم مدیریت فناوری شکل دهند که مرتبط و یکپارچه بوده و فراتر از فعالیتها و فرایندهای خاص کسب و کار است.

مکانیزم هایی برای پیوند دیدگاههای تجاری و فناوری: چارچوب، بر ماهیت پویای جریانهای دانش که بایستی بین کارکردهای فنی و تجاری در شرکت به‌وجود آید. و ارتباط فرایندهای استراتژی، نوآوری و عملیاتی تاکید می کند. اگر مدیریت فناوری به‌دنبال اثربخشی است، بایستی تعادل مناسبی بین کشش بازار (مبتنی بر نیازمندیها) و فشار فناوری (قابلیتها) برقرار کند. مکانیزم های مختلف می تواند پیوند دیدگاههای فنی و تجاری را تقویت کند. این مکانیزم ها شامل کانال های ارتباطی سنتی (برای مثال مباحثات و پست الکترونیک)، ملاقات ها، گروههای چند وظیفه ای، ابزارهای مدیریت، فرایندهای کسب وکار، آموزش مهارت و جابه جاییهای ستادی است.

محیط: مسائل خاص مدیریت فناوری که شرکتها با آن مواجه می شوند به محیط (درونی و بیرونی)، از لحاظ ساختار سازمانی، سیستم ها، زیرساخت، فرهنگ و ساختار و محیط تجاری خاص و چالشهای پیش‌روی شرکت که هر زمان تغییر می کند، بستگی دارد. در این باره تئوری اقتضا خیلی مناسبت دارد.

زمان: زمان، از لحاظ همزمان کردن توسعه فناورانه و قابلیتها با نیازمندیهای کسب و کار، در زمینه گسترش بازارها، محصولات و فناوری، یکی از ابعاد کلیدی مدیریت فناوری است. هرچند زمان به‌طور صریح در چارچوب توضیح داده نشده، ولی در فرایندهای مدیریت فناوری و فرایندهای کسب و کار تلویحاً اشاره شده است.

کاربرد ساختار مدیریت فناوری

مفهوم فرایندهای کششی و فشاری که ویژگی اصلی چارچوب مدیریت فناوری است، در شکل 2 نشان داده شده است و نحوة ارتباط فرایندهایی همچون افراد، اطلاعات، اسناد، منابع را به فرایندهای کلیدی کسب و کار نشان می دهد (دیدگاههای تجاری و فناوری را دربرمی گیرد).

ترکیب و تلفیق فرایندهای مدیریت فناوری و کسب و کار

همانطوری که اشاره شد، فرایندهای مدیریت فناوری مجزا نیستند و تمایل ندارند به‌عنوان فرایندهای محوری کسب و کار، مدیریت شوند. اما، در عوض، به‌عنوان فعالیتهایی در سایر فرایندهای کسب و کار پخش شده اند که مهمترین آنها استراتژی، نوآوری و عملیات بود. مدیریت اثربخش فناوری نیازمند درک و پشتیبانی این روابط به‌وسیله سیستم های مدیریت دانش (مکانیزمهای کششی و فشاری) است.

نکات زیر روابط پیچیده میان فرایندهای مدیریت فناوری و کسب و کار را نشان می دهد:

۱- تمام فرایندهای مدیریت فناوری طبیعتاً خطی نیستند. مادامی که یک جریان منطقی از شناسایی تا انتخاب، اکتساب، بهره برداری و حفاظت وجود دارد، تا حدودی نیازمند تکرار و بازخورد است. به‌طور وسیع روابط میان فرایندها ممکن است بر حسب جریانهای بالادستی و پائین دستی توصیف شوند. در توالی فرایندهای پنجگانه مدیریت فناوری، اطلاعات و دانش تولید شده در طول هر فعالیت می تواند برای فرایندهای پایینی مفید باشد. برای مثال:

* اطلاعات به‌دست آمده حاصله در طول شناسایی فناوری می تواند یک ورودی و داده مفید به فرایند انتخاب باشد. از طرف دیگر، شناسایی فناوری، نیازمند تعدادی صافی برای هدایت تلاشها و امکان تشخیص فناوریهای درحال رشد است. این به انتخاب اولیه یا یک فرم روشن فرایند انتخاب نیاز دارد تا در فرایند شناسایی مورد استفاده قرارگیرد. مشاهدات مشابه می تواند برای فرایندهای دیگر ایجاد شوند.

* از لحاظ بازخورد، هر فرایند می تواند با دانشی که از طریق مجموعه فرایندها حاصل می شود، بهره مند شود که نیازمند یک دیدگاه سطح سیستم ها، با مسئولیتهای مرتبط برای مدیریت فناوری سطح بالا در شرکت است. نقش کارکرد مدیریت فناوری شامل هماهنگی کلی فعالیتهایی که فرایندهای پنجگانه مدیریت فناوری را تشکیل می‌دهند و تهیه زیرساخت برای پشتیبانی کاربرد آنهاست (مانند مدیریت دانش و اطلاعات، تهیه و تدارک ابزارهای مدیریت و آموزش مهارت).

۲- در حالی که تمرکز اصلی هریک از فرایندهای کسب و کار مطابق با سطح سیستم کسب و کار است، این فرایندها تقریباً در سطوح دیگر انجام می شوند. برای مثال: استراتژی در ابتدا با اهداف و جهت کلی کسب وکار و شرکت در ارتباط است، همین طور با نوآوری (برای مثال توسعه محصول و پلت فورم های فناوری) و عملیات ( برای مثال چگونه تولید و تدارکات را هماهنگ کنیم).

* نوآوری در ابتدا با توسعه محصول یا خدمات جدید در ارتباط است. همچنین نقش دیگری در بهبود فرایندهای استراتژیک و عملیات بازی می کند.

* عملیات با جریان منابع درسیستم کسب و کار و همچنین با مدیریت پروژه فعالیتهای مرتبط با فرایندهای استراتژی و نوآوری در ارتباط است.

بنابراین، هنگام ارزیابی روابط میان فرایندهای مختلف مدیریت فناوری و فرایندهای کسب و کار، تصویر پیچیده ای ظاهر می شود. ملاحظات فناورانه بر تمام فرایندهای کسب و کار در همه سطوح سیستم تاثیر می گذارند. فرایندهای مدیریت فناوری و کسب و کار، ساده یا مستقل نیستند بلکه پیچیده و به‌هم وابسته‌اند. ازنظر پیش بینی و نگرش کل گرا، که چگونه تمام این عناصر به‌عنوان یک سیستم یکپارچه رفتار می کنند، به‌علت ماهیت به‌هم وابسته بسیاری از وظایف خاص، مدیریت فناوری شاید کار دشواری باشد.

استنباطهای علمی

رابطه نزدیکی بین چارچوبهای مفهومی و ابزارهای عملی و تکنیک های مورد نیاز جهت توسعه و به‌کارگیری اصول مرتبط با آنها وجود دارد موضوعاتی که در چارچوب مدیریت فناوری گنجانده شد، به‌موازات برنامه های تحقیقات کاربردی، در دست اقدام جهت توسعه ابزارهای عملی و فرایندهای پشتیبانی مدیریت فناوری در کسب وکار تکامل یافته اند که شامل موارد زیر هستند:

* فرایندی برای پشتیبانی از تصمیمات استراتژیک مربوط به خرید یا تولید.

* روش مبتنی بر پورت فولیو برای ارزیابی پروژه‌های تحقیق و توسعه.

* رویه ای برای ارزیابی فرایندهای مدیریت فناوری در کسب و کار.

* فرایندی برای آغاز ترسیم مسیرنمای فناوری در شرکت.

* فهرست ابزارهایی برای پشتیبانی مدیران فناوری در کسب و کار.

اصول اشاره شده در چارچوب، در توسعه و کاربرد تمام روشهایی که در طول فرایندهای توصیف شده در بالا، ایجاد شده اند، آشکار هستند. ابزار یا فرایندی که دارای ارزش و توجه ویژه‌ای است، مسیرنمای فناوری است که دارای ظرفیت معنی داری برای یکپارچه‌کردن فرایندها و اطلاعات در کل حیطه چارچوب و پشتیبانی ارتباطات و کار مشترک در سرتاسر سازمان است. مسیرنمای فناوری در صنعت برای چندین دهه به‌عنوان ابزارهای پشتیبانی برنامه ریزی استراتژیک فناوری و محصول مورد استفاده قرار گرفته‌اند.
توسعه و کاربرد تکنیک مسیرنما، کانون توجه کار عملی و مبنای چارچوب مدیریت فناوری است. انواع مختلفی از مسیرنماها، برحسب هدف و ساختار وجود دارد. عمومی ترین نوع آن در شکل 3 نشان داده شده است. مسیرنما شامل تعدادی لایه و زیر لایه است (و لایه های فرعی) که در آن تکامل یا تغییر مکان کسب و کار (شامل دیدگاههای بازار، محصول و فناوری) بر مبنای زمان، به همراه روابط مهم میان لایه ها ترسیم شده است.

مقایسه مسیرنمای عمومی فناوری با چارچوب مدیریت فناوری نشان می‌دهد که برخی روابط ساختاری مهم بین آن دو وجود دارد که اهمیت مسیرنما را برای گنجاندن اصول محتوای ساختار در جریان صنعتی نشان می دهد:

۱- لایه های تجاری و فنی مسیرنما، به‌طور مستقیم با دیدگاههای تجاری و فنی چارچوب در ارتباط است و روابط میان اینها می تواند روی مسیرنما نشان داده شوند.

۲- پیوند لایه میانی مسیرنما (برای مثال، محصولات یا خدمات و به‌طور کلی سایر جنبه ها مانند قابلیتها و سیستم ها را دربرمی گیرد) دقیقاً با مکانیزم های پیوند (کششی- فشاری) در چارچوب در ارتباط است. همچنین، عموماً لایه های میانی مسیرنما می تواند به‌عنوان یک مکانیزم پیوند مورد توجه قرار بگیرد و زمینه عادی برای هر دو وظایف تجاری و فنی را در شرکت فراهم کند. برای مثال، در حالی که ستاد در وظایف فناوری و بازاریابی قادر است از دیدگاههای مختلف به کسب و کار نزدیک شود دو گروه، درک دقیقی از محصولات دارند.

3- فرایندهای کسب و کار به چند طریق با مسیرنما در ارتباط است:

* فرایندهای استراتژی، نوآوری و عملیات با افق های زمانی متفاوت (به ترتیب بلند مدت، میان مدت و کوتاه مدت) در ارتباط هستند که دقیقاً با ساختار مسیرنما ارتباط دارند. مسیرنما، به‌طورصریح، بعد کوتاه مدت را شامل می شود و تمایل دارد دیدگاههای بلند مدت، میان مدت و کوتاه مدت را دربرگیرد.

* فرایندهای استراتژی و نوآوری اغلب در لایه های «کسب و کار» و «محصول» یک مسیرنما به ترتیب برحسب مراحل مهم راهبردی، عناصر راهبرد، معرفی محصول جدید و بهبود خدمات بیان می شوند. برای مسیرنماهایی که به‌وسیله فناوری فشاری رانده می شوند، عناصر استراتژی فناوری ممکن است در لایه فناوری جا داده شوند.

* شباهت ساختار مسیرنما به نمودارهای برنامه ریزی «گانت»،امکان ارتباط مستقیم برنامه های خاص و پروژه ها را با مسیرنما فراهم می سازد که اغلب برای نظارت پیشرفتها در یک سطح بالا به‌کار می رود.

به‌طور خلاصه، مسیرنمای فناوری به‌علت موارد زیر یک روش تلفیقی مهم برای پشتیبانی مدیریت فناوری در کسب و کار است:

_ انعطاف پذیری مسیرنما از لحاظ کاربردهای آن و ساختار. (روش ممکن است برای پشتیبانی فعالیتهای برنامه ریزی مدار در هر سطح شرکت به‌کار رود).

_ روابط نزدیک بین چارچوب و کاربرد مسیرنما ها و فرایندهای مدیریت بازرگانی و فناوری در شرکت.

_ ابزارها و تکنیک های زیادی ممکن است برای پشتیبانی استراتژی و برنامه ریزی به‌کار رود. (برای مثال ارزیابیهای رقیب، تحقیقات بازار، ممیزی و پیش بینی فناوری). اطلاعاتی که از طریق به‌کارگیری این روشها تولید شده، یک ورودی ارزشمند برای فرایند مسیرنمایی است که توان بالقوه ای برای عمل به‌عنوان یک نقطه مرکزی برای این فعالیتها دارد.

نتیجه گیری

این مقاله دیدگاه کلی تبیین و کاربرد چارچوبی برای مدیریت فناوری را ارائه کرده است. چارچوب پیشنهادی قصد دارد با ترکیب تعدادی از اصول مهمی که اساس مدیریت فناوری را تشکیل می دهند، دامنه و قلمرو وسیعی داشته باشد. هرچند چارچوب برای کسب و کار تولید در نظر گرفته شده است، اما می‌تواند کاربرد گسترده ای داشته باشد. چارچوب به موازات برنامه های تحقیقات کاربردی، به منظور توسعه ابزارهای عملی و تکنیک هایی برای پشتیبانی مدیریت فناوری در کسب و کار باتوجه خاص به روش مسیرنمای فناوری کامل شد.

_ _ مهندس میرعلی اکبر اصل خادمی: مدیر عامل شرکت گسترش صنایع ریلی ایران