مدیریت عملکرد (بخش دوم)

سیاوش حاجیان
مؤلفه‌های مدیریت عملکرد: فرآیند مدیریت عملکرد به گونه ای بنا شده است که باید از طریق تضمین بهبود مستمر عملکرد افراد و گروه‌ها برای بهبود راهبردی و اثربخشی سازمانی طراحی شود.
مدیریت عملکرد، بخشی از مدیریت منابع انسانی است که وظیفه آن ایجاد ارتباط بین مدیریت بوده و در فرآیند ارزیابی عملکرد، ابتکارات و خلاقیت‌های افراد را نیز در نظر دارد. مدیریت عملکرد ضمن بهبود شایستگی فعلی افراد و کل سیستم، ایجاد ارتباط بین شایستگی افراد با کارکرد واقعی‌شان را مورد توجه قرار داده (هماهنگ‌سازی شایستگی بالقوه با عملکرد و توانایی بالفعل) و به دنبال بهبود و توسعه شایستگی‌های جدید افراد برای هماهنگی با فناوری‌های مدرن و دنیای متحول فرد است. استفاده از مدل بهبود سازمان (The Organization Development Model) برای ارزیابی اثربخشی سازمـانی، زمینه‌های پیاده‌سازی مدیریت عملکرد را بهتر فراهم می‌کند، زیرا مدل فوق بر مواردی همچون رفتار سرپرستان نسبت به زیردستان، روحیه جمعی، اعتماد متقابل و آزادی مدیریت در هدف‌گذاری تأکید دارد. برای ترکیب و هماهنگی اهداف و نیازهای سازمان به منظور رشد سازمانی و بهبود سیستم، باید دانش و تکنیک‌های علوم رفتاری به‌کار گرفته شود تا سازمانی به‌وجود آید که در آن توانایی‌های هریک از اعضا به‌طور کامل مورد استفاده قرار گیرد.
برای استقرار نظام مدیریت عملکرد در سازمان‌ها طی مراحل مختلفی نیاز است که عبارتند از:
بررسی پیش‌نیازهای نظام مدیریت عملکرد مانند:
وجود نمودار و ساختار سازمانی مناسب و متعادل در سازمان‏؛
وجود احساس نیاز به نظام مدیریت عملکرد (ارزیابی عملکرد) در سازمان؛
حمایت مدیریت ارشد سازمان از نظام مدیریت عملکرد؛
تمایز قائل شدن بین نظام مدیریت عملکرد و نظام پاداش‌دهی در سازمان؛
پذیرفتن این اصل که با استقرار مدیریت عملکرد همه مشکلات سازمان را نمی‌توان یکجا حل کرد.
2- انتخاب مدل مناسب مدیریت عملکرد برای سازمان.
3- بومی کردن مدل مدیریت عملکرد در سازمان: منظور از بومی کردن مدل این است که ابعاد مدل با شرایط مختلف انسانی، فرهنگی و... در سازمان سازگار شده و سازمان آن را بپذیرد.
4- شروع طراحی و پیاده‌سازی: در این مرحله باتوجه به جمع‌آوری اطلاعات در مراحل قبلی کار طراحی و تدوین بنیادهای نظام مدیریت عملکرد شروع می‌شود. مرحله طراحی نیازمند بررسی دقیق و همه‌جانبه کارشناسی است که بتوان اطلاعات و داده‌های جمع‌آوری شده را خوب پردازش و آنها را با یکدیگر ترکیب کرد و به‌نحو مطلوبی از آنها ایده گرفت.
5- فرهنگ‌سازی: مرحله فرهنگ‌سازی اساسی‌ترین مرحله در طراحی نظام مدیریت عملکرد محسوب می‌شود. در فرهنگ‌سازی، اصلاح ذهنیت افراد نسبت به نظام مدیریت عملکرد از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
6- اجرای آزمایشی- نهادی: پس از طی مراحل مختلف ذکر شده، لازم است نظام ارزیابی عملکرد به‌صورت آزمایشی به مورد اجرا درآید. نظام ارزیابی عملکرد باید قبل از اجرای رسمی به‌صورت آزمایشی و نیمه‌رسمی اجرا شود و پس از رفع نقاط ضعف و ایرادهای احتمالی، در فرآیندهای رسمی سازمان قرار گیرد.
7- به‌کارگیری نتایج مدیریت عملکرد
8- بازنگری و اصلاح نظام مدیریت عملکرد: مدیریت عملکرد یک نظام، پویا کردن سازمان‌ها است که خود بیشتر از هر عاملی نیازمند پویا ماندن است. براین اساس، لازم است درون نظام مدیریت عملکرد مکانیزمی طراحی شود که به‌صورت فرآیندی دائمی، نقاط ضعف و نارسایی‌های نظام مدیریت عملکرد را شناسایی کند و نسبت به رفع آن گام بردارد.
به‌طور خلاصه، یک سازمان، نیاز به اطمینان از طراحی بی‌عیب و نقص سیستم مدیریت عملکرد خود دارد. بنابراین لازم است ضمن اجرای این برنامه، هدف‌های فردی و سازمانی را هم‌راستا و رتبه‌بندی را نیز ممیزی کند. سازمان‌ها باید رهبران خود را به‌عنوان حامیان این فرآیند، به مشارکت طلبیده و آنها را در ایجاد فرهنگ باز در راستای دادن بازخورد و ارزیابی‌های توام با فکر و ملاحظه تشویق کنند و در نهایت اینکه، سازمان‌ها باید اطمینان حاصل کنند که مدیران از شهامت و آموزش‌های لازم برای به اجرا در آوردن مدیریت عملکرد برخوردارند. مدیریت عملکرد، باید به‌عنــوان روش اصلی ســـازمان‌ها شناخته شـــود، نه فقط به‌عنوان ابزاری که نیروی انسانی به آن نیاز دارد.
نتیجه‌گیری:
به طور خلاصه، یک سازمان، نیاز به اطمینان از طراحی بی‌عیب و نقص سیستم مدیریت عملکرد خود دارد. بنابراین لازم است ضمن اجرای این برنامه، هدف‌های فردی و سازمانی را هم‌راستا و رتبه‌بندی را هم ممیزی کند. سازمان‌ها باید رهبران خود را به عنوان حامیان این فرآیند، به مشارکت‌ طلبیده و آن‌ها را در ایجاد فرهنگ باز در جهت دادن بازخورد و ارزیابی‌های توام با فکر و ملاحظه تشویق کنند و در نهایت این که، سازمان‌ها باید اطمینان حاصل کنند که مدیران از شهامت و آموزش‌های لازم برای به اجرا درآوردن مدیریت عملکرد برخوردارند. مدیریت عملکرد، باید به عنوان روش اصلی سازمان‌ها شناخته شود، نه فقط به عنوان ابزاری که نیروی انسانی به آن نیاز دارد.