بازرسی در آینه قانون

سیستم‌های نظارت و مدیریت
این سیستم ها به مفهوم کل یاجرای کارهای رسیم یکنواخت گزارش ها و رویدادهایی است که مدیران برای حفظ خود یا تغییردادن الگوهای فعالیت سازمانی از اطلاعات استفاده می کنند . این سیستم های کنترلی و نظارت شامل فعالیت های مبتنی بر اطلاعت رسمی است .
در نمودار شماره 1 چهار پایه اصلی سیستم نظارت درونی آمده است و محتوای هر سیستم مشخص گردیده و به دوره زمانی هر یک اشاره شده است . استفاده از این نمودار از یک طرف حوزه سیستمی نظارت داخلی مدیران را مشخص و تعریف می کند و از سوی دیگر می توان یک ارتباط محتوایی نظارتی میان سازمان بازرسی و دستگاه بازرسی شونده ایجاد کرد و از طرف دیگر می توان دوره زمانی هر سیستم نظارتی را به بند الف ماده 2 قانون تشکیل سازمان بازرسی انطباق داد؛ برای مثال در بند الف این ماده به بازرسی مستمر اشاره شده است در حالی که ماهیت و شکل فعالیت ها به گونه ای است که همواره بازرسی مستمر را در هر سیستم فرعی ایجاب نمی نماید.
کاربرد سیستم نظارت داخلی در گرو هدف های استراتژیک است که به وسیله مدیریت عالی سازمان تعیین می شود. در نمودار شماره 2 رابطه بین استراتژی ، سیستم نظارت و فعالیت های دوایر نشان داده شده است . نمودار شماره 2 نشان می دهد که هر یک از چهار سیستم فرعی نظارت چه رابطه ای با سیستم عملیات در کل سازمان دارد . این نمودار می تواند در هرچه منطقی شدن قانون نظارت و بازرسی موثر افتد . زیرا مراکز کنترل و نظارت مشخص می شوند . در مسوولیت نظارتی مسوول سازمان در ارتباط با فرایند تولید تبیین می شود و محتوای زمانی هر سیستم نظارت با فرایند نظامند عملیات آشکار می گردد.
از تلفیق دو نمودار شماره 1و2 و با استفاده از یک الگوی سیستمی می توانچنین استنباط کرد که : بودجه سازمان به عنوان یک ابزار کنترلی ، اندازه و میزان مصرف مبالغ مالی را نشان می دهد.
فعالیت های کاری که بیانگر فرایند تبدیل مواد است از طریق دو سیستم فرعی و توام ارزیابی عملکرد و روش های استاندارد عملیاتی مورد نظارت واقع می شود و در نهایت گزارش های آماری بازده غیر مالی را به عنوان محصول یک دایره تحت نظارت و کنترل در می آورد.
شرط عملی استراتژی نظارت درونی
استراتژی کنترل ادرای یا نظارت درونی در صورتی عملی خواهد شد که نظام برنامه ریزی (با هدف استاندارد سازی برای آینده ) و نظام نظارت (با هدف دست یافتن به استاندارد تعیین شده ) مانند دو روی سکه در سازمان موجود باشند. نمودار شماره 3 رابطه این دو نظام را با یکدیگر نشان می دهد.
نمودار شماره 3 نشان می دهد که نظام های برنامه ریزی و نظارت ، استانداردهای آینده و نیز
دست یافتنبه برنامه را به وجود می آورند و از طریق این دو نظام ، استاندارد جریان کار در دوایر وابسته (غیر وابسته ) به هنجار می شود. با استفاده از مهارت های استاندارد شده انتظار می رود محصول کار نیز استاندارد شود.
این الگو به سازمان بازرسی کمک می کند تا از نظام برنامه ریزی به عنوان وضع مطلوب استفاده نمایند و وضع موجود از طریق مطالعه کارکردها و مقایسه آن با برنامه ها مورد سنجش و ارزیابی و نظارت قرار دهد.
نظارت بیرونی
نظارت بیرونی خواه توسط دولت ، نهادها و یا ... انجام شود موجب می گردد که قدرت تصمیم گیری در رأس سلسله مراتب سازمان متمرکز شود و برای نظارت درونی از وقانین و مقررات بیشتری بهره گیری وشد.
راه های نظارت بیرونی
به منظور اعمال نظارت بیرونی دو راه وجود دارد:
قدرت مندترین تصمیم گیرنده را مسوول اقدام های سازمان بدانند.
استانداردهای بسیار روشن را در قالب قوانین و مقررات برقرار کنند.
راه نخست ساختاری متمرکز می سازد و مدیر کنترل را از نزدیک و مستمر اعمال می کند وراه دوم به هماهنگی وساماندهی آن می انجامد.
پیش از این اشاره شد که اعمال نظارت درونی (سیستم کنترل مدیریت ) وظیفه اصلی مدیر
را در مقابل سازمان نشان می دهد و چهار پایه آن مورد اشاره قرار گرفت . بنابراین راه اول نظارت بیرونی موولیت مدیر را در رابطه با اقدام ها و عملیات سازمان نشان می دهد. این راه نشان می دهد که اعمال نظارت بیرونی ارتباط نزدیک و معنی داری بانظارت درونی یعنی مسوولیت نظراتی مدیر دارد و آنگونه که از متن قانون بازرسی بر می آید این ارتباط مورد توجه قرار نگرفته است و جا دارد مورد بازنگری قرار بگیرد.
با در نظر داشتن نقش قوانین و مقررات در گزینش را ه اول ونیز استاندارهای روشن در قالب قوانین با عنوان راه دوم اعمال نظارت بیرونی نقش واهمیت قانون را در نظام نظارت آشکار می نماید و از آنجا که یک اصل عمومی رفتار این است که : هرگاه در تدوین قانون انگیزه ها توانایی ها و قابلیت ها واظهار نظر های افرادی که قرار است مجریان همان قانون باشند نادیده گرفته شود ، اساسی ترین مانع اجرای قانون خواهند بود ،جا دارد معیارهای یک قانون خوب تعریف شوند.
بدون تردید آدمی برخی پدیده ها و ورویدادها را مهم تر می داند و پاره ای تصمیم ها را بااهمیت بیشتری مودر توجه و پذیرش قرار می دهد و در نهایت به اجرا در می آورد.
رویدادها وقایع تصمیم ها و یا ... را در صورتی مهم می دانیم که چندین شرط داشته باشد که از میان دو شرط اهمیت بیشتری دارد : عمومیت و دوام (ماندگاری ).
هر چه یک پدیده فراگیرتر باشد. یعنی همگان از آن منتفع و یا متضرر شوند و اثر یا آثار ان نیز ماندگار باشد بر درجه اهمیت آن پدیده افزوده می شود.
قوانین نیز از این دو ویژگی و یا دو شرط برخوردار هستند زیرا که آثار سیاسی ، فرهنگی ، اقتصادی واجتماعی را در پی دارد که جامعه را از آنها متاثر می سازد.
قانون به عنوان خط مشی و یا راهنمای عمل برای عموم وضعمی وشد و اجرای درست و نادرست ان آثار بادوامی را در پی خواهد داشت . بنابراین . این فرضیه بدون هیچگونه سنجش ، منطقی به نظر می رسد که هرچه در وضع قانون از سنجیدگی ، پختگی و دانش مرتبط با آن بهره گیری شود کارایی ، اثر بخشی و رضایتمندی بیشتری به دنبال خواهد داشت .
قانونمندی از دیدگاه مدیریت
واضع قانون از طریق وضع قانون به عنوان خط مشی گزار چهارچوب تفکر دولت -
منظور قوه مجریه است زیرا دولت مفهومی فراگیرتر دارد- را ترسیم می کند و بر پایه آن دولت ماموریت های اساسی و وظایفی را که بر عهده دارد به انجام می رساند . به عباتر دیگر قانون راهنمای فکر است و خط مشی ها راهنمای عمل هستند.
برای مثال ، چنانچه تصمیم داشته باشیم از مکانی به مکان دیگر حرکت کنیم نقطه آغازین این حرکت تشخیص ضرورت و نیاز حرکت است و مبنای تشخیص تفکر است. بعد از تایید فکری و عینیت یافتن موانع مشکلات و بازدانده ها و محدودیت ها ظاهر می شوند . به این منظور برداشتن موانع مشکلات و محدودیت ها و نیز جلوگیری از انحراف در مسیر اجرا وعمل، خط مشی ها به عنوان راهنمای عمل مورد استفاده قرار می گیرند. بنابراین قانون به عنوان بنیادی ترین ابزار کار و به مصداق :
خشت اول چون نهد معمار کج تا ثریا می رود دیوارکج
مفهوم خشت اول را پیدا می کند.
قانون از دیدگاه حقوق
قانون به عنواو یکی از منابع علم حقوق به شمار می رود و حقوق وظیفه اش اجرای عدالت و هاهنگ شاختن آزادی افاراد جامعه‌است .
با استفاده از تعریف فوق و در نظر داشتن اصول و مبانی سازماندهی می توان گفت عدالت در جامعه از طریق حقوق ظاهر می شود و سپس آزادی و استفاده از آن به هنجار در می آید.
به دیگر سخن گفته شده شات که قانون فرایندی (جریانی) است که رفتارهای انسانی را به آن طریق که ما آن را عدالت می نامیم تنظیم می کند . بدین ترتیب نظریه و اجرای قانون دو با دو دسته از مسایل رو برو است :
مسایل مربوط به هدف کلی قانون یعنی مفهومی از عدالت که قانون در نظر دارد.
مسایل مربوط به روشی که به کمک آن این مفاهیم از عدالت را می توان به مرحله اجرا در آورد.
ویژگی‌های قانون
برای آنکه قانون مفهومی از عدالت را به دست دهد - به گونه ای که بر حسب قواعد ، عموم از آن منتفع شوند - باید ویژگی هایی داشته باشد تا با خواست های (نیازهای)عمومی مردم انطباق پیدا کمند . بدیهی سات چنین قانونی از حرمت کافی برخوردار خواهد بود و همگان به آن احترام می نهند و زمینه ای پیدا می شود تا خوب به اجرا درآید ، به عبارت دیگر ، برای اینکه قانون به عنوان یک محصول قابل قبول تلقی شود ، ضرورت دارد بر پایه چندویژگی تدوین و وضع گردد، (باید در نظر داشت که ویژگی ها صرفا علمی هستند و در محدوده دانش حقوق و مدیریت مورد توجه قرار گرفته اند.)
الف - سادگی
یک قانون بایستی به لحاظ عملی (کاربردی ) ساده و آسان تنظیم شود و خالی از هرگونه ابهام باش ، به طوری که کارگزاران ، مجریان و مخاطبان بتوانند قوانین را خوب درک کنند. به عبارت دیگر قانون به عنوان یک پدیده از نقطه نظر ادراکی فصل مشترک مورد توافق عموم باشد . هرچه درباره یک موضوع و یا پدیده (قانون هم یک پدیده است ) خطای ادراکی کمتر باشد هم رایی و هم سویی بیشتر و بهتر خواهد بود و بنابراین سادگی در کاستن خطای ادراکی قانون نقش مؤثری دارد . از طرفی قوانین ساده با اعتماد بیشتر به کار گرفته می شوند و به شکل یکسان و یکپارچه به کار می آیند و نتایج چنین کاربرد یکپارچه ای کمتر تحت تاثیر شرایط تعبیر و تفسیر و قاضوت شخصی قرار می گیرد.
ب - سازگاری در طول زمان
در وضع قوانین بایدعوامل و شرایط محیطی به گونه ای دیده شود تا در معرض تغییرات کمتری باشد . چنانچه قانون در هر لحظه از زمان اعتبار خود را از دست دهد .قبل از اینکه در یک مقطع (زمانی و مکانی ) به اجرا در آید حرمت و اعتبار خود را از دست می دهد.اندیشمندی گفته است برشن های روان نمی توان عمارتی استوار بنا نمود . قانونی که هر لحظه در معرض تغییر واقع شود حکم شن های روان خواهد داشت (البته این به آن معنی نیس که تغییرات منطقی و متناسب با شرایط اساسی و عمومی نادیده گرفته شود).
ج - پذیرش سیاسی
آنگونه که در اینجا مورد نظر است به پذیرش حوزه انتخابیه اطلاق می شود تا اینکه مورد نظر و پذیرش قانونگزار باشد. یک قانون مورد پذیرش قرار نخواهد گرفت ، یا از آن امتناع خواهد شد و یا نسبت به آن بی توجهی میشود ، اگر چنانچه مردم درک کرده باشند که این قانون منصفانه نبوده ، پیچیده و مبهم است و یا از نظر اجرایی کارآیی لازم را ندارد . (پذیرش سیاسی تنها یک جنبه مفهومی از قانون نبوده بلکه مدیریت و اجرای مناسب آن نیز مورد نظر است ) قانون باید اندیشه عدالت خواهانه مردم سازگار و موافق بوده و مبتنی بر درک دو سویه قانونگزار و مجری قانون باشند.
یکی از دانش مندان مدیریت را عقیده بر این است که : تصمیم زمانی به اجرا در می آید که مورد پذیرش زیردستان و مجریان واقع شود و برای آنان قابل قبول باشد.
از طرف دیگر برای اینکه یک قانون از پذیرش قاطع و جامعی برخوردار باشد ، باید قبل از وضع (نهایی شدن ) همراه به مجریان و شامل شوندگان از طریق ارتباط منطقی (مربوط) و مستمر اطلاعات درست ، تازه ، مهم ، مشخص و روشن بین تصمیم گیرندگان (واضعان قانون ) و مجریان مبادله شود.
د- انعطاف‌پذیری
قوانین باید مبتنی بر بازنگری های متناوب شکل گیرند. این شرط همان تبیین شرط و ویژگی سوم است . یعنی قوانین متناسب با تغییرات اساسی ، بنیادی و عمومی سیاسی ، اقتصادی ، فرهنگی ، اجتماعی ، تاریخی و ... انعطاف پذیر باشد تا همواره حافظ حرمت خود باشد.
انعطاف پذیری از این اصل پیروی می کند که انسان ها به طور مستمر در معرض تغییرند.
شرایط نیز تغییر می کند . بنابر این واضعان قانون باید همواره از یک سیستم (نظام) بازنگری بهره جویند. یان نظام هیچگاه وقفه پذیر نخواهد بود.
هـ- قابلیت اجرا
یک قانون اگر به گونه ای وضع شود که مقبولیت و امکان اجرا در آن لحاظ نشود ، در این صورت وضع آن به منزله دعوت عمومی به نقض قانون است .
بدیهی به نظر می رسد که یک قانون خوب وضع شده قانونی است که قابلیت اجرا داشته باشد . این ویژگی صرف نظر از اینکه مبین به همراه داشتن چهار ویژگی که به آنها اشاره شده است خواهد بود باید انگیزه شدید مخاطبان قانون و نیز توان و مهارت آنها را در اجرای هر چه بهتر و کامل تر قانون مورد توجه قرار دهد.
سخن آخر اینکه ، هر سازمان به منظور دستیابی به هدف یا هدف های از پیش تعیین شده برپا گردیده است . بدون در نظر داشتن و تمرکز بر هدف ، فعالیت ها ، توان و منابع سازمان با کمترین کارایی به کار گرفته می شوند.
قانون گزار فلسفةوجود مجلس است . بنابراین هرچه میزان اتکای قانون به شرایطی که به آنها اشاره شد بیشتر باشد بر میزان مقبولیت ، دوام ،اعتبارو قابلیت اجراء (عملی وبدن ) قانون افزوده می شود و به عنوان یک محصول خوب ، یک ملت خریدار آن خواهد بود وحرمتش ماندگار.
در این نمودار نقش و تاثیر عناصر (ارکان) فرهنگ مانند مذهب ، اندوخته های علمی ، تعلیم و تربیت ، آداب و رسوم و ارزش ها و زبان (زبان تخصصی هر گروه با توجه به مشترکات آنها) در شکل گیری سیستم های اطلاعاتی و مجاری ارتباطی مشخص شده است . به عنوان مثال قانونگزار میزان تاثیر هر یک را در تدوین قانون آشکار خواهد ساخت و از طریق مجاری و از طریق مراوده سازمان یافته اطلاعات کامل ، درست و مطابق با توان ، تمایل و مهارت مجریان و از طریق انطباق آن با اهداف کلان جامعه و سازمان ، قانون لازم را به عنوان استاندارد کننده رفتار (اداری - سازمانی ) تدوین می کند.
قانون به مثابه آیینه ای میزان نظارت شوندگی (خود نظارتی - حاسبوا) و نیز نظارت کنندگی (دیگر نظارتی - تحاسبوا) با توجه به اهداف ، برنامه ها و عملکرد سازمان را نشان می دهد. بدین گونه از طریق تمرکز بر مسوولیت مدیران (مسوولیت پذیری آنان در رهبری سازما تحت نظارت خود ) عمل نظارت کنندگی انجام می پذیرد و با قانونمند شدن رفتار کارکنان (با توجه به اطلاع ، آگاهی و رضایت آنان از هنجار شدگی یا قانون شدگی رفتارشان ) نظارت شوندگی (خود نظارتی ) امکان پذیر می گردد.
پیشنهادها
با توجه به نظارت درونی (اداری) مسوولیت مدیران در قانون بازرسی لحاظ شود . این توجه باعث می شود که نخست هر کس که شایسته تر است و توان پاسخگویی بیشتر دارد وارد میدان مدیریت شود. دوم اینکه نظارت ، سازمان نظارت کننده را متوجه نقاط استراتژیک و گلوگاه ها نماید(سیستم های چهارگانه فرعی نظارت داخلی ) و از حجم بازرسی بکاهد.
از آنجا که قانون استاندارد کننده رفتار اداری نظارت شونده است و نتیجه آن هماهنگی است باید قانون هماهنگی وظیفه ، بین سازمان های نظارت کنند را مورد توجه قرار دهد تا هرچه بیشتر هماهنگی عمومی هم در رفتار اداری نظارت شونده و هم عمل نظارتی نظارت کننده به دست داده شود.
سیستم پیشنهاد گیری از مجریانی که قوانین را به اجرا در می آورند و موردنظارت قرار می دهند به وجود آید وهمواره توانایی ها ، قابلیت ها ، انگیزه ها ، تمایلات آنان در تدوین ، قوانین و مقررات و سیاست گذاری ها لحاظ شود این بدان معنی است که همواره اطلاعات به روز با توجه به تغییرات راهگشای حل مسائل و مشکلات نو خواهد بود.
آن دسته از پیشنهادهای ارائه شده که کاربردی هستند در دستور کار اصلاح در قانون مقررات و روش ها برای اجرا قرار گیرد وآن عده که بنیان نظری دارند مبنایی برای سمینارهای بعدی باشد.
روح سمینار مفهوم پیشنهاد گیری پیدا کند و استمرار یابد به عبارت دیگر به شکل یک نهاد آموزشی - پژوهشی در آید.