سیستم اطلاعاتی مدیریت چیست؟

تعریف سیستم اطلاعات:
سیستم اطلاعاتی، اطلاعات را برای یک هدف مشخص جمع‌آوری، پردازش، تحلیل و منتشر می‌کند.
در واقع می‌توان گفت سیستم اطلاعاتی سیستمی است که برای کاربران سازمان، داده یا اطلاعات فراهم میکند که اگر در این سیستم از کامپیوتر استفاده شود به آن سیستم اطلاعات مکانیزه می‌گویند.
سیر تکاملی سیستمهای اطلاعاتی:
1- پردازش داده (دوره 1950)
2- سیستم اطلاعات مدیریت (1960 ـ مسایل ساختار یافته)
3- سیستم حمایت از تصمیم (1970 ـ مسایل نیمه ساختار یافته)
4- سیستم خبره (1980 ـ مسایل ساختار نیافته)
5- سیستم اطلاعات مدیریت عالی (1980 ـ مسایل ساختار نیافته)
6- سیستم تصمیم گروهی (1990)
7- شبکه عصبی مصنوعی (1990)
‌ سیستم پردازش داده(DP):
سیستمی کامپیوتری که داده‌های خام را گرفته و بر اساس نیاز سازمان آنها را پردازش می‌کند که این پردازش معمولا در مورد عملیات عادی سازمان است. مانند سیستم مکانیزه حساب پس‌انداز.
جزایر اتوماسیون:‌
اگر در یک سازمان هر بخش برای خود DP جداگانه‌ای ایجاد نماید بدلیل عدم سازگاری و نداشتن دیدگاه نظام‌مند و سیستمی مسایلی از قبیل افزونگی داده‌ها، وابستگی برنامه و داده، عدم انعطاف‌پذیری، امنیت پایین، نبود اشتراک داده‌ها و قابلیت دسترسی داده‌ها بوجود میاید که اگر بخواهیم اطلاعات چند DP را با هم ترکیب و گزارش مشترکی از آنها بگیریم کار دشواری است که به این حالت جزایر اتوماسیون می‌گویند.
برای رفع مشکل بالا می‌توان از پایگاه داده یکپارچه (به حداقل رساندن افزونگی داده‌ها و مرکزیت بخشیدن به آنها) استفاده کرد.
سیستم اطلاعات مدیریت:(MIS)
سیستمی منسجم برای تهیه اطلاعات به منظور حمایت از برنامه‌ریزی، کنترل و عملکرد سازمان است که از طریق ارائه گزارشهای خاص مدیریتی وظایف مدیریت میانی را پوشش میدهد.
انواع سیستم‌های اطلاعات: این سیستم‌های اطلاعاتی مبتنی بر رایانه (CBIS) می‌باشند.
ـ سیستم پردازش تراکنش (TPS)
ـ سیستم کارگران دانش (KWS)
ـ سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS)
ـ سیستم تصمیم یار (DSS)
ـ سیستم اطلاعات اجرایی (EIS)
ـ سیستم اطلاعات حسابرسی(AIS)
ـ سیستم اطلاعات راهبردی (SIS)
ـ برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)
انواع سیستم‌های(TPS)
ـ سیستمی است که فعالیت‌های ابتدایی و تراکنش سازمان را کنترل می‌کند.
ـ این سیستم سرعت فعالیت‌های تجاری را افزایش می‌دهد و هزینه کارهای دفتری را کاهش می‌دهد.
ـ در اواسط دهه 1950 برای کنترل تراکنش‌های معمول و نگهداری پایگاه‌های داده استفاده شد.
ـ سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) سیستمی مبتنی بر رایانه است که برای کاربرانی با نیازهای مشابه اطلاعات را در دسترس قرار می‌دهد.
ـ کاربران معمولا افراد رسمی یک سازمان هستند.
ـ آنچه که در گذشته اتفاق افتاده است را توصیف می‌کند.
ـ بر بازده عملی تمرکز می‌کند.
به مدیران کمک می‌کند که "کارها را درست انجام دهند."
اما قبل از آنکه از سیستم اطلاعاتی مدیریت بیشتر بدانیم لازم است تا با مشخصات و ارزش اطلاعات و قلمرو ارتباطات تا حدودی آشنا شویم:
ارزش اطلاعات ناشی از تغییر آنها در تصمیم‌گیریهاست. به همین منظور اطلاعات باید دارای مشخصات زیر باشند:
الف) به موقع بودن:‌ تنها از اطلاعاتی که در زمان مناسب به مدیر ابلاغ می‌شوند استفاده شود زیرا تاخیر در ارسال اطلاعات باعث تبدیل آنها به گزارشهای بی‌مصرف می‌شود.
ب) مناسبت:‌ باید به هر سطح از مدیریت اطلاعات جداگانه و مرتبط با وظایف وی ارایه داد.
ج) دقت: افزایش دقت اطلاعات باعث میشود تا مدیران با اعتماد از آنها برای اهداف مورد نظر خود استفاده کنند که البته برای مدیران عملیاتی دقت در جزییات ضروری می‌باشد ولی برای سطوح بالاتر این مقدار دقت نیاز نیست.
د) جزئیات: به منظور کمتر شدن حجم پردازش و تحلیل اطلاعات و همچنین اشغال فضای کمتر اطلاعات باید دارای حداقل موارد جزئی باشد. برای مدیران ارشد اطلاعات خلاصه‌تر و فشرده مناسب است و در مورد مدیران سطوح پایینتر به جزییات بیشتری نیاز است.
ه) تکرار: تعداد دفعات تکرار اطلاعات بستگی به نوع تصمیم یا فعالیت مربوطه دارد. برای سطوح عملیاتی اطلاعات باید به طور پیوسته تولید شوند و برای سایر سطوح فاصله زمانی تولید اطلاعات بیشتر است.
و) قابلیت فهم: تولیدکننده اطلاعات باید از دانش فنی، سطح معلومات و... دریافت‌کننده اطلاعات آگاهی کافی داشته باشد و بر اساس سطح درک مدیر به اطلاعات قالب دهد و آنها را ارایه کند.
و اما ارتباطات: فرایند انتقال اطلاعات به مدیر میباشد که انواع مختلفی مانند مکالمه حضوری، مکالمه تلفنی، ملاقاتهای رسمی و... را شامل می‌شود. برای برقراری ارتباط مناسب باید فرستنده و گیرنده پیام مفهوم یکسانی از آن برداشت کنند.
تئوری ارتباطات: از دیدگاه شانون و ویور ارتباطات در سه دسته طبقه‌بندی می‌شود:
الف) مسائل فنی: انتقال صحیح نمادهای ارتباطی
‌ ب) مسایل معنایی: گرفتن مفهوم دلخواه از نماد انتقال یافته
ج) مسائل اثربخشی: تغییر مطلوب در رفتار بوسیله مفهوم درک شده
سیستمهای ارتباطات:
از قسمتهای زیر تشکیل می‌شود:
1- منبع (فرستنده پیام) 2- کد گذاری (طریقه برقرار کردن ارتباط) 3- کانال (واسطه انتقال اطلاعات) 4- اختلال (تفاوت بین پیام فرستنده و گیرنده) 5- کدگشائی (فراینده فهم پیام) 6-مقصد (گیرنده پیام) 7- افزونگی (استفاده بیش از حد از نمادها در پیام)
پردازشگر جلودار: کامپیوتر کوچکی برای سر هم کردن و بررسی پیام است که بعد از آن پیام برای پردازش به کامپیوتر اصلی فرستاده میشود.
دو دسته شبکه ارتباطی بزرگ وجود دارد:‌
1- شبکه ناحیه محلی (LAN) -2 شبکه ناحیه گسترده (WAN)
شبکه ناحیه محلی برای پشتیبانی از اتصالهای داخلی درون یک ساختمان یا مجموعه‌ای از ساختمانهای نزدیک به هم بکار میرود.
شبکه ناحیه گسترده برای ارتباطات بین دستگاههای دور استفاده میشود.
پروتکل: توافقی برای برقراری ارتباط استاندارد بین دو وسیله ارتباطی است.
تصمیم‌گیری مدیریتی و سیستمهای اطلاعاتی:
مدیر نخستین و بزرگترین تصمیم گیرنده در سازمان است که در تمام فعالیتهای وی فرایند تصمیم‌گیری وجود دارد با توجه به تغییرات سریع و پیچیدگی محیطی که مدیران در آن به فعالیت مشغولند استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی مناسب برای مدیران امری حیاتی است. این تغییرات میتوانند بر تصمیم‌گیری یک مدیر به اشکال گوناگون تاثیر بگذارند:
1- توسعه فناوری و سیستم‌های ارتباطی باعث بوجود آمدن تعداد راهکارهای بیشتر می‌شود.
2- پیچیدگی و حجم عملیات اتوماسیون و ... باعث بوجود آمدن خطا در چندین بخش سازمان شده که هزینه زیادی ناشی از خطای بوجود آمده به سازمان تحمیل می شود.
3- امکان دارد دسترسی به اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری مشکل باشد در حالیکه باید به سرعت تصمیم‌ها گرفته شوند.
4- افزایش بازارهای جهانی، مصرف کنندگی، مداخله دولت و کاهش ثبات سیاسی، عدم قطعیت در مورد آینده را به دنبال دارند.
دلایل نیاز به سیستم‌های مکانیزه حمایت از تصمیم:
1- محدودیتهای فکری بشر در پردازش و ذخیره سازی‌: چون توانایی ذهن بشر در پردازش ذخیره و دسترسی به اطلاعات محدود است با استفاده از این سیستمها می‌توانیم این محدودیت را بر طرف کنیم.
2- محدودیتهای دانش: اگر برای حل یک مساله نیاز به اطلاعات و دانشهای متنوعی باشد توانائی یک فرد در حل آن مسئله محدود میباشد و اگر بخواهیم از چندین متخصص در هزینه استفاده کنیم هماهنگی و ارتباط بین این افراد مشکل خواهد بود. سیستمهای کامپیوتری این مشکلات را حل کرده و می‌توانند به سرعت به حجم زیادی اطلاعات دسترسی پیدا کرده و آنها را پردازش کنند همچنین میتوانند هماهنگی و ارتباط بین آن افراد را آسان کنند.
3- کاهش هزینه: حمایت کامپیوتری باعث کاهش تعداد افراد گروه می‌شود و امکان برقراری ارتباط از مناطق مختلف را برای اعضای گروه فراهم می‌سازد و همچنین باعث افزایش بهره‌وری بخش ستادی میشود که همه این موارد منجر به کاهش هزینه خواهد شد.
4- حمایت فنی: کامپیوترها می‌توانند به سرعت و به شکل مقرون به صرفه‌ای داده‌های لازم را جستجو و ذخیره کنند یا انتقال دهند.
5- حمایت از کیفیت: سیستمهای کامپیوتری با اجرای سریع شبیه‌سازیهای پیچیده به مدیران کمک میکنند تا امکانها و راهکارهای گوناگون را بررسی و تاثیرات مختلف را به سرعت و مقرون به صرفه ارزیابی کنند و از این طریق کیفیت‌ تصمیمها را بالا ببرند.
6- حاشیه رقابت مهندسی مجدد فرایندها و اختیارات: فناوریهای کامپیوتری در زمینه فشارهای رقابتی و تغییر در وضعیت عملیات سازمان، مهندسی مجدد فرایندها و ساختارها، اختیارات کارکنان و نوآوریها به مدیران اختیارهایی اعطا و آنها را در اخذ تصمیم درست و سریع یاری می‌کنند.
فناوریهای اصلی حمایت از تصمیم:
1- سیستم حمایت از تصمیم (DSS) 2- سیستم حمایت از تصمیم گروهی (GDSS) 3- سیستمهای اطلاعات مدیریت عالی (EIS) 4- سیستمهای خبره (ES) 5- شبکه‌های عصبی مصنوعی (ANN) 6- سیستمهای حمایت ترکیبی
تعیین چهارچوبی برای حمایت از تصمیم:
فرایندهای تصمیم‌گیری شامل سه نوع تصمیمات ساختار یافته (قابل برنامه‌ریزی)، نیمه ساختار یافته، ساختار نیافته (غیرقابل برنامه‌ریزی) است. فعالیتهای مدیریت نیز شامل سه قسمت برنامه استراتزیک، کنترل مدیریت، کنترل عملیاتی می‌باشد، از ترکیب این تصمیمات و فعالیتها حالتهای مختلفی بوجود می‌آید که برای هر حالت یک یا چند سیستم اطلاعاتی جوابگو می‌باشد. برای مثال زمانیکه تصمیم از نوع ساخت یافته باشد سیستمهای DP, TPS, OR, MIS، جوابگو است یا اگر نیمه ساخت یافته باشد DSS مناسب میباشد.
تعریف سیستم:
سیستم مجموعه‌ای هدفدار از عناصر و روابط بین آنها است که شامل ورودی فرآیند خروجی و بازخور می‌باشد.
شروع تفکر سیستمی از سال 1960 و به اوج رسیدن آن از دهه 1980 میباشد.
ویژگیهای سیستم:
1- سیستمها با محیط اطراف خود در ارتباطند.
2- سیستمها دارای مرز نسبی هستند و مرز مطلق وجود ندارد.
اجزای سیستم:
1- داده‌ها مواد اولیه خروجی هر سیستم اطلاعاتی به شمار می‌آیند.
2- فرآیند مجموعه‌ای از اعمال منطقی برای تبدیل ورودی هر سیستم به خروجی آن.
3- خروجیها (در این اطلاعات) شامل مواد پردازش شده مورد نیاز سازمانی که سیستم در آن قرار دارد می‌باشد.
4- بازخورد (روابط کنترلی) شامل مجموعه فرامینی است که با تاثیر بر روی سه جزء دیگر منجر به رفع نقص بهبود خروجی می‌شود.
نکته:
از مجموع روابط (Relationships) در یک سیستم ارتباطات (Communications) بوجود می‌آید.
روابط:
1- رابطه حیاتی: وجود این رابطه برای سیستم ضروری است و نمی‌توان این رابطه را حذف کرد.
2- رابطه سینرژیک (هم‌نیروزایی): منجر به تقویت روابط حیاتی یا تسهیل در روابط مکرر می‌شود.
3- روابط مکررا لازم: این روابط باعث بالا رفتن ضریب اطمینان سیستم می‌شود.
سیستم دارای سه نوع عملکرد می‌باشد:
1- عملکرد تولیدی (منجر به بقای سیستم می‌شود)
2- عملکرد دفاعی (منجر به حفظ سیستم می‌شود)
3- عملکرد حمایتی (منجر به رشد سیستم میشود)
الزامات سیستم:
1- مورد اعتماد بودن (طراح کارفرما تجهیزات)
2- در دسترس بودن: سیستمهای اطلاعاتی باید بگونه‌ای باشند که در هر زمان و در هر مکان برای مدیر در دسترس باشد.
3- قابل انعطاف بودن: یعنی اینکه سیستم بتواند در شرایط رشد متغیر پیشرفت تکنولوی با شرایط جدید همخوانی داشته باشد.
4- برنامه زمانی استقرار (خدمات سازمان دوام برنامه دوام پرسنل)
5- عمر مورد انتظار و امکان رشد
6- قابلیت تعمیر و نگهداری (کارآمدی بسیار بادوام زیاد یک بار مصرف)
در سازمانهایی که برنامه زمانی استقرار آنها کوتاه مدت است (یعنی دوره تناوب ارایه خدمات آنها زود به زود تغییر می‌کند) سیستمهای اطلاعاتی نوع دوم نیاز دارند اما در سازمانهایی که استقرار آنها بلند مدت است مانند اداره ثبت به سیستم اطلاعاتی نوع اول نیاز دارند.
مفهوم سیستمهای حمایت از تصمیم(DSS):
این سیستمها، منابع انسانی (آگاهیهای فردی) را با قابلیتهای کامپیوتری ترکیب میکنند تا باعث ارتقاء کیفیت تصمیم‌گیریها مخصوصا در مورد مسائل نیمه ساخت یافته شوند.
1- مزایای DSS: کیفیت بالاتر تصمیم‌گیری 2- بهبود ارتباطات 3- کاهش هزینه 4- افزایش بهره‌وری 5- صرفه جوئی در زمان 6- بهبود رضایت مشتری و کارمند.
سیستم حمایت از تصمیم گروهی(GDSS):
حجم زیادی از تصمیمات اصلی سازمان توسط گروهها گرفته میشود از آنجاییکه گردآوری یک گروه در یک مکان و زمان معین مشکل و هزینه‌بر است و برگزاری این جلسات گروهی نیز زمان زیادی را می‌طلبد و نتایج تصمیم گیریها در حد متوسط است برای رفع این مشکلات از فناوری اطلاعات (IT) استفاده می‌شود که عنوانهای مختلفی مانند سیستمهای حمایت از تصمیم گروهی را دارا می‌باشد.
سیستم اطلاعات مدیریت عالی(EIS):
این سیستمها برای اهداف زیر بوجود آمده‌اند:‌
1- ایجاد دیدگاهی سازمانی از عملیات سازمان 2- ایجاد یک واسطه نزدیک به کاربر در انواع سبکهای تصمیم فردی 3- تهیه کنترلهای کارا و به موقع- 4- دسترسی سریع به اطلاعات دقیق 5- متمایز، فشرده و دنبال کردن داده‌ها و اطلاعات حساس 6- تعیین مسائل
سیستمهای‌ خبره(ES):
در این نوع از سیستم، خبرگی و تخصص از فرد متخصص به کامپیوتر منتقل می‌شود. این دانش در کامپیوتر ذخیره می‌شود و هنگام نیاز کاربر از آن استفاده می‌کند. ES میتواند مانند یک متخصص به خوبی استنباط کند و به نتیجه مناسبی برسد.
شبکه‌های عصبی مصنوعی(ANN):
در فناوریهای قبلی از اطلاعات و دانش موجود در کامپیوتر که از افراد متخصص گرفته میشود استفاده می‌کردیم ولی چون دسترسی به اطلاعات به سادگی امکان پذیر نیست تصمیم گیرندگان باید از تجربه‌های خود در شرایط گوناگون گذشته استفاده کنند. در این سیستم‌ کامپیوتری امکان یادگیری از تجربه‌های گذشته وجود دارد و به این طریق مسایل حل میشود.
سیستمهای پشتیبانی ترکیبی(HSS):
برای حل مسایل سازمان تصمیم گیرندگان می‌توانند از ترکیب چند فناوری اطلاعاتی استفاده کنند. بنابراین بایستی از یکپارچه سازی این سیستمها استفاده کرد که اگر درجه یکپارچگی بالا باشد ابزار تصمیم‌گیری سیستمی ترکیبی است که در اختیار کاربر قرار میگیرد.