هر آنچه باید از مذاکره و قرارداد بدانیم

مفهوم و معنی مذاکره

نوعی تکنیک و وسیله ارتباطی است که مابین دو طرف یا طرفین حقیقی و حقوقی انجام می‌شود و به منظور رسیدن به یک نظر مشترک یا متضاد اما برای تولید شدن محصولی یا ارائه خدماتی که برای طرفین مفید لازم می‌باشد که حاصل آن اگر بعد از گذر زمان سود یا زیان باشد اما در مفهوم کلی دارای ارزش مالی می‌باشد.

مذاکرات از نظر نوع تبادل خواسته‌ها و شرایط شامل سه دسته

(1) ساده؛

(2) سخت؛

(3) متوسط یا معقولانه می‌باشد.

در دنیای امروز با پیشرفت تکنولوژی تبادل اطلاعات (EDI) بسیار راحت‌تر و ساده‌تر شده است و بسیاری از مذاکرات تجاری و بازرگانی توسط نرم‌افزارهایی مانند Skype، Imo و غیره قابل انجام می‌باشد و با ویدئوکنفرانس‌ها معمولاً اشخاص و شرکت‌ها با یکدیگر مذاکرات اولیه را انجام می‌دهند.

البته باید توجه داشت که در مراحل پایانی و جهت عقد قراردادهای نهایی باید افراد و اشخاص یا شرکت‌ها بر سر یک میز حضور داشته و امضا ها، تضامین و مبالغ ارزی را انتقال دهند و به رویت همه اعضاء برسد.

تعریف عقد یا قرارداد

قرارداد مترادف پیمان بستن و هم‌خانواده کلمه عقد می‌باشد.

قرارداد شامل تعهد به انجام کار یا تولید یا خدماتی از طرف یک یا چند نفر دیگر می‌باشد.

قراردادها نیز به گونه‌های مختلفی وجود دارد از قبیل قراردادهای کشور با کشورها، فرد با فرد، افراد با فرد و شامل شاخه‌های اصلی سیاسی اجتماعی فرهنگی زیست‌محیطی و فردی و قراردادهای تجاری و بازرگانی.

برای بستن یک قرارداد خوب می‌توان از سیستم SRM نیز استفاده کرد.

البته سیستم SRM (Supplier Relationship Management) به طور کلی ارتباط با تامین‌کنندگان می‌باشد، اما از مقوله‌های SRM که شامل تمامی تعاملات بین سازمان‌ها و دربرگیرنده و پیداکننده منابع، مذاکره و عقد قرارداد و تنظیم طرح همکاری مورد نظر می‌باشد، می‌توان بهره مثبتی برد. به طور کلی به نظر اینجانب از سیستم‌های EDI و SRM می‌توان برای پیشبرد یک مذاکره مفید و هدایت آن جهت تبدیل شدن به یک قرارداد خوب استفاده و بهره برد.

یک قرارداد خوب باید از نظر هر طرفین مذاکره قابل قبول بوده و در این صورت این یک عقدنامه برد برد می‌شود. در این شرایط است که طولانی بودن مدت قرارداد و ثبات آن تضمین می‌شود.

خصوصیات و مفاهیم قراردادها

کلیه مفاد و بندهای آن قابلیت تشریح و اظهار نظر را دارا باشد، مورد قرارداد در زمان بسته شدن موجودیت داشته باشد، قابل درک و فهم باشد، مشخصه و چارچوب دقیقی داشته باشد، خلاف قوانین کشورهای مبدا و مقصد نباشد، دارای ارزش مالی باشد و منفعتی را منتقل کند.

معیاری به نام اسمارت (SMART) برای اهداف وجود دارد که به نظر اینجانب این معیار را برای موارد و خصوصیات یک مذاکره و قرارداد نیز می‌توان به کار برد. در شرایط ایده آل یک قرارداد و موضوعی که در خصوص آن مذاکره می‌شود باید شرایط اسمارت (SMART) را دارا باشد.

S: Specified (مشخص شده)

M: Measurable (قابل اندازه‌گیری)

A: Assignable (قابل واگذاری)

R: Realistic (واقع‌گرایانه)

T: Time related (زمان بندی مشخص)

زمان و مدت ذکر شده در قراردادها

قراردادی که در آن زمان شروع و پایان کار مشخص نباشد کامل نیست. قراردادی کامل و بدون نقض می‌باشد که تاریخ بسته شدن و زمان مراحل اجرایی و تاریخ پایان همکاری در آن به طور مشخص ذکر و اعمال شده باشد. قرارداد‌ها از نظر مدت زمان به سه دسته اصلی تقسیم می‌شوند:

(1) کوتاه‌مدت؛

(2) میان‌مدت (متوسط)؛

(3) بلندمدت؛ که در واقع مرزبندی مشخصی بین این سه مورد وجود ندارد. به طور مثال یک قرارداد می‌تواند ترکیبی از این زمان‌بندی‌ها باشد، در ابتدا قرارداد کوتاه‌مدت و در ادامه در صورت اجرای برخی مفاد قید شده به متوسط یا بلندمدت تبدیل می‌شود.

تضمین‌ها و تعهدات در قراردادها

در یک قرارداد کامل و مناسب باید ضمانتنامه و تضمین دارای ارزش نقدی ذکر شود تا در صورت تخلف یکی از طرفین قابلیت پیگیری و دریافت ضرر و زیان از طرفی که کوتاهی کرده امکان پذیر باشد.

گارانتی از نظر ارزش به سه دسته اصلی تقسیم می‌شود:

(1) نقدی : ارزی طلا و غیره؛

(2) ملکی: زمین، آپارتمان و مستغلات؛

(3) غیرنقدی: چک، سفته و غیره؛

که در صورت به اجرا گذاشتن موارد فوق نیز به نقدی تبدیل می‌شوند.

استانداردهای تعریف شده و لازم‌الاجرا

در تمامی قراردادها از قبیل تولید و خدمات یا واردات و صادرات حدود کیفیتی مشخصی به نام استاندارد ذکر و طلب می‌شود و با اعمال بندهای نظارتی موجود در قراردادها قابل پیگیری و آزمایش می‌باشد که در صورت عدم رعایت یکی از طرفین می‌توان به وسیله ضمانتنامه و تضمین‌های قید شده در قرارداد، طرف خاطی را تحت پیگرد قرار داد.

انواع استانداردها:

1- داخلی: استانداردهای داخلی مربوط به قوانین لازم‌الاجرا داخل شرکت ها، کارخانه‌ها و غیره می‌باشد.

2- کشوری: قوانینی که در هر کشور با کشور دیگر متفاوت است برای مثال قوانین استاندارد خودرو در کشور ایران با آلمان بسیار متفاوت است.

3- منطقه ای: استانداردهایی که چند کشور هم‌جوار در یک منطقه جغرافیایی برای اجرای آن با یکدیگر هم پیمان می‌شوند.

4- قاره ای: استاندارد قاره‌ای همان‌طور که از نامش پیداست در یک مجموعه کشورهای موجود در یک قاره قابل اجرا می‌باشد، برای مثال استاندارد EURO اروپا که کلیه کشورهای اروپایی ملزم به اجرای آن می‌باشند.

5- جهانی: این استاندارد در سازمان ملل تصویب شده است. برای مثال استانداردهای ISO

مبادلات ارز و پول‌های پرداختی

یکی از مباحث مهم و بندهای قید شده در قرارداد کف و سقف میزان پولی است که باید تبادل شود. برای مثال برای گرفتن نمایندگی یک شرکت آرایشی بهداشتی خارجی در ایران، این شرکت پایین ترین حد میزان فروش را برای نماینده مشخص می‌کند که در صورت فعالیت فروش کم و پایین نماینده، قرارداد به صورت یک‌طرفه فسخ می‌شود و نماینده موظف به انجام میزان پیش‌بینی شده آن شرکت می‌باشد و معمولاً میزان سقفی برای این محموله‌ها تعیین نمی‌شود، مگر در شرایطی که آن برند امکانات لازم را جهت تامین بیشتر نماینده را نداشته باشد. در اکثر قراردادهای بین المللی بعد از خروج محموله از درب کارخانه مبلغ به صورت نقد پرداخت می‌شود و فقط میزان فروش ذکر شده در قرارداد برای تولید کننده اهمیت دارد.

ارسال و دریافت کالا

یکی از مسائل مهم و تاثیرگذار در مذاکرات و عقد قرارداد چگونگی ارسال و دریافت محموله می‌باشد. با پیشرفت تکنولوژی و ظهور ماشین‌آلات و کشتی‌ها و قطارهای مدرن با تکنولوژی به روز و افزایش جمعیت ارسال و دریافت محصولات باید بسیار مد نظر قرار بگیرد. سه ویژگی و دلیل عمده برای این مطلب می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

الف) دریافت به‌موقع و JIT محصولات برای رضایت مشتری User و مصرف‌کننده

ب) به دلیل شرایط جوی و آب و هوایی مختلف قاره‌ها و کشورها و جهت جلوگیری از فاسد شدن یا تخریب محموله به دلیل حمل و شکستن و غیره

ج) کمترین هزینه تمام شده برای ارسال و حمل محصولات که باعث قیمت پایین‌تر برای کالایی که به دست مصرف‌کننده می‌رسد، می‌شود که این امرامکان قابلیت رقابت با رقبا را بیشتر می‌کند.

به علائم اختصاری زیر باید دقت کرد که در اجرای قرارداد بین المللی به مشکل بر نخوریم.

D.A.F: تحویل کالا در مرز

D.D.U: تحویل کالا در محل مقرر در مقصد بدون ترخیص و پرداخت حقوق و عوارض

F.A.S: تحویل کالا در کنار کشتی

F.O.B: تحویل کالا روی عرشه کشتی

C.F.R: قیمت کالا و کرایه تا به در مقصد

D.E.Q: تحویل کالا روی اسکله در بندر مقصد

E.X.W: تحویل کالا در درب کارخانه

F.C.A : تحویل کالا در محل مقرر به حمل‌کننده

C.P.T: پرداخت کرایه حمل تا به مقصد

C.I.P: پرداخت کرایه حمل و بیمه کالا تا مقصد

خصوصیات یک مذاکره‌کننده بین‌المللی

شخصیت یک فرد در مذاکرات بسیار مهم می‌باشد. شخصیت به عمل کردن است نه به تعریف از خود در مورد کمال و تشخص.

"شخصیت تعیین می‌کند که هستید و اینکه که هستید تعیین می‌کند که چه می‌بینید و آنچه می‌بینید تعیین می‌کند که هدف و خواسته‌های شما چیست" (جان ماکسول)

بین زیبای رودکی نیز به این مطلب اشاره می‌کند:

«"اندر بلای سخت پدید آید فضل بزرگمردی و سالاری"»

قابلیت تامل را قبل از بیان حرف هایش داشته باشد.

خوش‌مشرب و مودب باشد.

قابلیت حفظ خونسردی خود را در شرایط بحرانی را داشته باشد.

اهداف سازمان را بالاتر از سلیقه‌ها و خواسته‌های شخصی خود بداند.

فن بیان قوی داشته و سریع‌الانتقال و متفکر باشد.

در طرح پرسش‌ها و تحلیل‌ها خبره باشد.

در درجه اول قابلیت ظاهری جذابی داشته باشد. به گفته حضرت زرتشت که فرمودند: در محل مشکلات و مذاکرات بین اقوام و شهرهای خود، نمایندگان خود را از زیبارویان برگزینید" که احتمالاً اشارات ایشان به تاثیرگذار بودن این مسئله‌ای که ذکر شد بوده است.

مراحل مذاکره

1- ایجاد ارتباط (از طریق Net و یا فکس و نامه‌نگاری یا حضوری از طریق نماینده ها)

2- تبادل اطلاعات EDI (تبادل الکترونیکی اطلاعات Electronic Data Interchange)

3- ترغیب (میزان رغبت طرفین و میل و نظر طرفین به شروع همکاری)

4- توافق (بعد از مراحل ذکر شده قبلی به یک سری توافقات اولیه دست یافته و در این مرحله نوشتن قرارداد نهایی آغاز می‌شود.)

نکات مهم در مورد مذاکرات جهانی و بین‌المللی

- روس‌ها معروفند به let me check یعنی در مورد هرچیزی صحبت کنید و توافق کنید و می گویند بذارید چک کنم بعد می گویند متاسفانه از بالا قبول نکردند.

- در ژاپن همیشه قبل از شروع مذاکرات در محل حاضر شوید.

- در آمریکای لاتین سر وقت بودن امتیاز محسوب می شود.

- در آلمان سر میز مذاکره به کسی کارد و چنگال ندهید (به معنای جنگ‌طلبی) می باشد.

- در ایتالیا به کسی دستمال ندهید.

- در تایوان و چین هرگز به کسی ساعت دیواری هدیه ندهید (به معنی قطع ارتباط) می باشد.

- در اسپانیا هرگز در مورد بیمه عمر صحبت نکنید.

- در هنگ کنگ سر میز مذاکره نباید گل سفید باشد.

- در فرانسه سر میز مذاکره نباید گل زرد باشد.

- در مکزیک هنگام مذاکره هرگز از رنگ زرد در پوشش لباستان استفاده نکنید.

- در مالزی هنگام مذاکره هرگز از رنگ سبز در پوشش لباستان استفاده نکنید (زیرا به معنای مرگ می باشد).

زبان بدن (body language)

نکات مهم در مورد زبان بدن:

1- از حرکات اضافه و اشاراتی که ممکن است توهین تلقی شود بپرهیزید.

2- شیوه دست دادن و ارتباط چشمی مودبانه باشد.

3- لبخند متین و مودبانه بسیار مثبت تلقی می شود.

4- دست دادن باید گرم و صمیمانه و همراه با لبخند گرم باشد و هنگام دست دادن تماس چشمی نباید فراموش شود، به محض شروع مکالمه و هنگام صحبت کردن طرف مقابل، بهترین زمان برای ارتباط چشمی را قطع نکنید.

5- سرعت حرکات بدن باید ملایم (متعادل) باشد (به طور مثال هنگام راه رفتن، دست دادن، ورق زدن مدارک و غیره

6- در صورتی که نماینده طرف مقابل جنسیت مخالف را دارا باشد، باید دقت کرد که نگاه‌ها و خیره شدن یا توجه به گفتار طرف مقابل از روی میل نمی‌باشد و کاملاً همانند یک همکار و نه کاملاً سرد مثل یک غریبه و نه کاملاً گرم مانند یک دوست رفتار و برخوردی سنجیده و کاملاً متعادل داشت.

موانع و عوامل مخرب مذاکرات و قراردادها

1- فوت مذاکره‌کنندگان

2- ورشکستگی یکی از طرفین: یکی از مسائل مهمی که در قراردادها باعث فسخ قرارداد یا در مذاکرات دلیل تخریب می‌شود، قدرت مالی و شکست‌ها در رقابت بازار سخت جهان امروز می‌باشد. چهار عامل اصلی که رهبری یک سازمان را تخریب می‌کند طبق گفته استوین برگلاس:

الف) کبر و خود پسندی؛

ب) احساس تنهایی؛

ج) ماجراجویی؛

د) هرزگی جنسی؛

3- عدم وجود اعتماد

4- بحران‌های جهانی و ملی (جنگ، آتش‌سوزی، تروریست و غیره)

5- خرابکاران و تخریب توسط رقبا

6- اختلافات فرهنگی و مذهبی

7- مشکل در ارتباط

8- نبود نیروی کارآزموده و تحصیل‌کرده و کمبود امکانات مربوط به تکنولوژی

اصلاحات کاربردی تجارت بین‌المللی

در اینجا به معرفی اصلاحات کاربردی بازرگانی بین المللی می‌پردازیم که در آینده نزدیک بسیار مهم و کاربردی خواهد بود.

سیاهه تجاری:صورت‌حسابی است که به موجب آن هزینه کالا به حساب خریدار منظور می شود.

اسناد حمل:بارنامه به منظور سند قرارداد حمل، رسید دریافت کالا و سند مالکیت آن است و همچنین سندی است که زمان ادعای خسارت از شرکت بیمه می تواند به عنوان پشتوانه مورد استفاده واقع شود.

گواهی مبدا:اظهاریه امضا شده ای است که حاکی از مبدا ساخت کالا می باشد.

گواهی بازرسی:انجام بازرسی توسط یک موسسه بازرسی را مشخص می کند.

گواهی بیمه: سندی است که باید توسط شرکت بیمه یا نمایندگی آن یا به وسیله پذیره‌نویسان صادر یا امضا شده باشد و تاریخ آن باید همزمان و یا قبل از تاریخ حمل باشد.

اظهارنامه گمرکی: عبارت است از یک (اظهارنامه مبدا) که توسط یک مقام یا مقامات صالح گواهی شده است.

اظهارنامه ورود یا خروج: عبارت است از هر نوع اظهارنامه ای که توسط شخص مسئول حمل و نقل یا نماینده او باید هنگام ورود و خروج وسیله حمل و نقل به مقامات گمرکی ارائه شود و حاوی مشخصات لازم در ارتباط با وسیله حمل و نقل، مسیرسفر، کالاهای توشه ای و ملزومات، کارکنان و مسافرین می باشد.

اظهارنامه کالا: عبارت است از هر نوع اظهارنامه ای که بر روی برگی که گمرک تعیین کرده تنظیم می شود.

اظهارنامه مبدا: عبارت است از یک شرح مقتضی در رابطه با مبدا کالاهای ساخته شده که در مواقع صدور آنها توسط سازنده، تولیدکننده، تهیه‌کننده، صادرکننده یا هر شخص صلاحیت‌دارشود. دیگری در فاکتور تجاری یا هر سند دیگری که مربوط به کالاها باشد ذکر می‌شود.

ترانزیت گمرکی: عبارت است از روش گمرکی که به موجب آن کالاها تحت نظارت گمرک از یک دفترگمرکی به یک دفتر گمرکی دیگر حمل می شود.

مانیفست: فهرست محصولات یک کشتی با یک قطار با یک کاروان از کامیون هایی را می گویند که بیشتر از یک بارنامه دارند.

بارنامه: در اصطلاح بین المللی کشتیرانی بارنامه را (بیل آولندینگ) و در جاده و در هواپیما (سا.ام.آر) می خوانند.

بارنامه مدرکی است برای حمل یک واحد و یا یک پارتی از کالا که به عنوان گیرنده در مقصد از طرف موسسه حمل و نقل در مبدا بارگیری کالا، صادر می شود.

اظهارنامه اجمالی: فرم مخصوصی است حاکی از خلاصه مشخصات محموله یک کشتی، یک هواپیما یا یک کاروان از کامیون‌ها که ضمن آن تعداد بسته، وزن، مبداً، مقصد و نام کشتی یا دیگر وسایل حمل، تعداد اقلام محموله در آن ثبت شده و به ضمیمه مانیفست به گمرک تحویل می شود.

بارنویسی: مامورین مخصوص موقع تخلیه کالا از وسائط نقلیه، به‌تدریج ریز آن را می نویسند تا بعداً با بارنامه و مانیفست تطبیق داده شود.

بار انداز: محل سرپوشیده ای است که یک یا چند طرف آن دیوار نداشته باشد و کالاها به منظور محفوظ ماندن از برف و باران و تابش منظم آفتاب درآنجا گذاشته می شود.

کالای متروکه: کالاهایی که مدت توافق قانونی آنها در اماکن گمرکی یا انبار اختصاصی پایان یافته و ترخیص نشده باشد، کالای متروکه خوانده می شود.

پیمان ارزی: فرمی است که صادرکننده، هنگام صدور کالا از کشور جهت تعهد فروش ارز حاصل از صادرات به بانک های مجاز یا اطلاع گمرک به بانک تسلیم می کند.

کابوتاژ: عبارت است از حمل کالا از یک بندر کشور به بندر دیگر و همچنین از یک گمرک به گمرک دیگر که از راه کشور هم‌جوار صورت می گیرد.

پروفرما: سیاهه خریدی است که فروشنده از مبدا به عنوان پیشنهاد فروش، یا این که سیاهه قبل از فروش تعیین ارزش و شرایط فروش، صادر می کند.

اعلامیه ارز: سندی است بانکی که مبلغ ارز انتقال یافته جهت خرید کالا و هم‌ارز ریالی آن و تاریخ گشایش اعتبار را نشان می دهد.

تعرفه گمرکی: جدولی است که کلیه کالاها در آن طبقه‌بندی و در ستون های معین، شماره، فصل، ردیف مربوطه، نوع کالا و ماخذ حقوق گمرکی تعیین شده است.

کارنه تیر: کارنه تیر سند ترانزیتی بین المللی کالا از راه زمینی است که در مبدا صادر می شود و به موجب آن کالا از کشورهای بین راه تا مقصد که به طورترانزیت عبور می کند نیازی به انجام تشریفات ترانزیت در مرز ورودی و خروجی هرکشور نخواهد بود.

کارنه آ.ت.آ: مدرک ورود موقت بین المللی است، اگر شخص یا شرکتی کالایی به صورت ورود موقت جهت شرکت در نمایشگاه‌ها یا تاسیس نمایشگاه، وارد کند یا نمونه هایی برای ارائه به مشتریان وارد کند، به موجب این مدرک نیازی به انجام تشریفات گمرکی مربوط به ورود موقت نخواهد داشت.

البته لازم به ذکر می‌باشد که در مقوله مذاکرات و عقد قراردادهای بین المللی موارد و مسائل بسیارگسترده تری موجود می‌باشد که به دلیل اینکه باید اینجانب مطلب را مختصر و مفید به خدمت شما خوانندگان عزیز می‌رساندم دیگر نتوانستم به آنها بپردازم البته چهارچوب اصلی و کاربردی را در این مقاله ذکر کردم و امیدوارم که مورد استفاده و کاربرد شما واقع شده باشد و در آینده نزدیک در فعالیت‌های کاری شما و حتی زندگیتان کاربرد داشته باشد.

http://news.aftabeyazd.ir/6326--.html

ش.د9602769