نواقص نظام پیشنهادات و مشکل روابط عمومی‌ها

از نامش پیداست که مسئولیت ایجاد ارتباط با افکار عمومی جامعه را بر عهده دارد؛ روابط عمومی‌ها را می‌گویم. اما این سوال مطرح است که آیا این ارتباط یک سویه و فقط مبتنی بر آن چیزی است که دستگاه‌ها در قوای سه‌گانه قصد اطلاع‌رسانی و انتشار آن را دارند یا یک جریان دوطرفه برای تبادل مطالب و اطلاعات موردنظر و آگاهی از افکار عمومی در مورد عملکرد سازمان است؟

بررسی انتظارات مردمی و متقابلاً ضرورت توجه به اصل مشارکت جامعه در اداره امور کشور، بیانگر این واقعیت است که اصولاً تعامل با افکار عمومی نمی‌تواند، یک طرفه و فقط برای انتقال مطالبی باشد که معمولاً مورد نظر و مطلوب مدیران دستگاه‌های اجرایی (فقط گزارش عملکرد یا بیان وعده‌ها و برنامه‌های آتی) است، بلکه این مجموعه باید گوش شنوای طرح‌ها، پیشنهادات و به‌ویژه انتقادات مردم نیز باشد.

اگرچه ممکن است در شرح وظایف روابط عمومی برخی از دستگاه‌ها این موضوع عمداً یا سهواً مورد غفلت قرار گرفته و یا ابهاماتی در آن وجود داشته باشد، اما اگر قرار باشد این بخش نقش موفقی در ایجاد ارتباط با مردم داشته باشد، مستلزم آن است که بازخورد گزارش عملکرد دستگاه ذیربط (اعم از مثبت یا منفی) را نیز از جامعه اخذ و با کمک سایر اجزا و ارکان سازمان خود، این یافته‌ها را مورد ارزیابی و تجزیه و تحلیل قرار داده و بدون هیچ ملاحظه‌ای در اختیار مسئولین ذیربط قرار داده و در صورت لزوم با موافقان و مخالفان و بخصوص با منتقدین خود ارتباط برقرار نماید.

بدیهی است برای تحقق این هدف راهکارهای مختلفی وجود دارد که رجوع به مطبوعات و سایر رسانه‌ها و رصد مستمر مطالب منتشره از سوی آنها، یکی از آسان‌ترین مسیرهای دستیابی به این خواسته به شمار می‌رود.

در واقع نشریات و رسانه‌ها زبان گویا و پل ارتباطی با مسئولین محسوب می‌شوند و در پاره‌ای از موارد، این ابزار (رسانه ملی، مطبوعات، سایت‌های خبری و اطلاع‌رسانی و امثال آن) تنها راه ارتباطی برای کسانی محسوب می‌شوند که دستشان به مسئولین محترم در سطوح بالا نمی‌رسد و احیاناً در نظام اداری حقی از آنها ضایع شده یا از روی دلسوزی قصد دارند تا برای رفع مشکلات و گره‌های کاری یا یادآوری اولویت‌ها و انتظارات مردمی، با مسئولین خود ارتباط برقرار نمایند.

ایجاد سایت اطلاع‌رسانی و به‌روزرسانی مستمر آن، اعلام نشانی الکترونیکی، امکان برقراری ارتباط از طریق پیام‌رسان‌های داخلی و اختصاص شماره تلفن همراه برای این منظور، اعلام شماره نمابر (ایمیل)، تعیین و اعلام تلفن گویا و مستقیم، تعیین وقت ملاقات عمومی و برگزاری نمایشگاه‌های تخصصی و جلسات پرسش و پاسخ در محلات مختلف شهر و روستا و یا مجالس و محافل و اماکن عمومی مثل؛ مساجد، مدارس و شوراهای اسلامی شهر و روستا، راهکارهای دیگری است که می‌تواند بسترهای لازم برای ارتباط مردم با مسئولین را فراهم نماید.

در واقع این وظیفه ذاتی روابط‌عمومی است که با استفاده از این ابزار، صدای مردم را به گوش مسئولین دستگاه‌ ذیربط برساند و متقابلاً گزارش خدمات و اقدامات انجام گرفته و در دست اقدامات و یا نتیجه پیگیری خواسته‌های مردم را به مخاطبین خود منتقل نماید.

البته در این راستا نظام پیشنهادات در دستگاه‌های دولتی نیز می‌توانند نقش مهمی را ایفا نمایند؛ اما رجوع به سایت وزارتخانه‌ها حاکی از آن است که برخی از سازمان‌ها یا اصلاً در این رابطه کاری نکرده‌اند و یا حداقل در اینترنت اثری از کار آنها وجود ندارد، یا در سایت سازمان بخش نظام پیشنهادات وجود دارد اما کل سایت یا بخش پیشنهادات غیرفعال هستند یا این بخش فقط برای اخذ نظر از کارکنان دستگاه‌ها طراحی شده و سایر افراد جامعه نمی‌توانند با آن ارتباط برقرار کنند و یا فقط برای ارسال پیشنهاد به سطوح عالی سازمان ایجاد شده است و شامل پیشنهادات ساده برای زیرمجموعه نمی‌شود.

تجربه چندین ساله نگارنده در ارتباط با روابط عمومی دستگاه‌های مورد اشاره نیز نشان می‌دهد که مدیران برخی از روابط‌عمومی‌ها، تمایل چندانی به ایجاد این‌گونه ارتباطات و اخذ نظرات و پیشنهادات مردمی ندارند و بعضاً چنان سرگرم تهیه گزارش‌های رنگی از فعالیت‌ها و اقدامات صورت‌ گرفته و ناگرفته خود هستند که اصلاً فرصتی برای پاسخگویی به ارباب رجوع ندارند.

کلام آخر این‌که؛ اگر روابط‌عمومی‌ها در کنار بخش کنترلی و نظارتی، وظایف خود را به درستی انجام دهند و مدیران به طور دقیق‌تری در جریان واقعیات و جزئیات امور قرار گیرند، نه‌تنها بخش عمده‌ای از نواقص و معایب اداری به خودی خود برطرف خواهد شد، بلکه از بروز بسیاری از ناهنجاری‌های اداری نیز پیشگیری می‌شود.

در هر حال امید است که مجلس با بازنگری و به‌روزرسانی قوانین مربوط به این حوزه و دولت محترم با اصلاح ساختاری و تنظیم قوانین و مقررات جدید و به روز و دستگاه قضا با برخورد اصولی و به‌هنگام با خاطیان، بیش از پیش شرایط لازم برای فعال‌سازی این بخش‌ها را فراهم و زمینه استفاده بهینه از ظرفیت‌های مردمی را فراهم نمایند.