دانش بنیانی‌ها را گرفتار بوروکراسی و کاغذبازی نمی‌کنیم

(روزنامه ايران – 1395/12/23 – شماره 6456 – صفحه 13)

وقتی تصمیم می‌گیریم کاری انجام دهیم باید بدانیم دقیقاً می‌خواهیم چه کاری را چطور و در چه زمانی به پایان برسانیم، به طور مثال تصمیم به سفر می‌گیریم و می‌دانیم از مبدأ تا مقصد با چه وسیله نقلیه‌ای برویم، از کدام مسیر تردد کنیم و چه زمانی به مقصد برسیم. همین مثال کلیشه‌ای بخوبی فضای یک برنامه ساده را نشان می‌دهد. پس برنامه‌ریزی خودآگاه یا ناخودآگاه در متن زندگی تک تک افراد نهفته است و بسته به شرایط متفاوت می‌شود.

در حقیقت برنامه‌ریزی نقشه راه است که اگر فن و هنر درست انجام دادنش را داشته باشیم امیدوارانه‌تر گام برمی‌داریم خواه در مسیر سفر و رسیدن به یکی از نقاط زیبای ایران و جهان باشیم خواه در مسیر رسیدن به اهداف و مقاصد مالی تجاری، شغلی، تحصیلی و... پس برنامه‌ریزی چیز بدیع و خرق عادتی نیست که برایمان غریبه باشد. گرچه نقطه مشترک تمام برنامه نشان دادن اقدامات مرحله به مرحله برای رسیدن به هدف است اما نقطه تفاوت در سطوح برنامه‌ریزی و کسانی است که برنامه را تهیه و تدوین می‌کنند. یک زمان برنامه در حد یک سفر خلاصه می‌شود و زمانی دیگر برنامه اداره یک سازمان یا کشور را در برمی گیرد اما در هر دو مورد اصل بر اهمیت برنامه‌ریزی است که در نبودش آشفتگی و هرج و مرج کمترین آسیب خواهد بود.

مهندس فاطمه پهلوانی، مهندسی صنایع خوانده اما تخصصش برنامه‌ریزی است، همان کاری که تمام افراد در تمام سطوح برای رسیدن به آنچه هدف نامیده‌اند باید بخوبی از عهده انجامش برآیند. از سال 76 که به‌عنوان کارشناس برنامه‌ریزی به وزارت علوم رفت تا امروز برای سازمان‌های مختلفی برنامه‌ریزی کرده و به قول خودش سازمان را از طریق فناوری اطلاعات پیکربندی کرده یعنی به هر قسمت شرح وظایف داده است تا در نهایت سازمان به اهدافش نزدیک‌تر شود. او حالا به صندوق نوآوری و شکوفایی آمده تا تحت عنوان مدیرکل پایش و ارزیابی عملکرد، هنگام معماری سازمانی با ذره بینی به‌نام نظارت، عملکرد واحدهای سازمان متبوعش را برآورد کند که چقدر در مسیر رسیدن به هدف هستند و چقدر از مسیر منحرف شده‌اند. گفت‌و‌گوی «ایران» با مهندس پهلوانی در خصوص نحوه عملکرد و چرایی وجود چنین واحدی در چارت سازمان‌ها در ذیل می‌آید. گفتنی است به دلیل محدودیت فضا سؤالات حذف شده است.

سازمان را از نو معماری کنید

مدیریت فرآیندها، سیستم‌ها و روش‌ها از ارکان مهم برنامه‌ریزی است. موضوعی که در حقیقت تحلیل یا تدوین معماری سیستم‌های اطلاعاتی سازمان را در پی دارد. معماری سازمانی یعنی هدفمند کردن سازمان برای رسیدن به نتایج و اهداف استراتژیک با توجه به ظرفیت‌ها که توانمندسازی داخلی سازمان در بستر فناوری اطلاعات را نتیجه می‌دهد. در حقیقت در این روش فناوری اطلاعات به کمک سازمان‌ها می‌آید تا از طریق ایجاد سیستم‌های اطلاعاتی درست و استقرار فرآیندهای صحیح بتوانند به اهداف‌شان برسند. کاری که در صندوق نیز مورد توجه ویژه قرار گرفته است تا برنامه‌ریزی‌های کلان یکپارچه شود و پایش و کنترل منابع اعم از نیروی انسانی و مالی و خدماتی بدرستی در جهت هدف سازمان که شکوفایی شرکت‌های دانش بنیان است به خدمت گرفته شود.من در صندوق ابتدا مدیریت طرح بودم و وظیفه‌مان جمع‌آوری داده‌هایی از فعالیت‌های صندوق بود و تشخیص اینکه آیا فعالیت‌ها در راستای اهداف صندوق هست یا خیر.

پس از مدتی دریافتیم که مدیریت طرح که فعالیتی کاملاً درون سازمانی برای رسیدن به هدف خود سازمان بود به اشتباه با مدیریت و طرح‌هایی که به صندوق مراجعه می‌کردند مقایسه می‌شد، روی این اصل در برنامه اصلاح ساختار سازمانی اصلاحاتی انجام و ساختار داخلی صندوق را بازطراحی کردیم. در این بازطراحی بدرستی شرح وظایف نوشتیم و مدیریت طرح را به مدیریت پایش و ارزیابی عملکرد تغییر نام دادیم تا تمام ارکان سازمان بدانند این مدیریت به‌عنوان چشم ناظر سازمانی مراقب حرکت تمام ارکان سازمان در جهت اهداف استراتژیک است.

برنامه‌ریزی مهم و مهارت اجرا مهم تر

برنامه‌ریزی یکی از اصلی‌ترین فرآیندهای مدیریت است، بنابراین هر پروژه یا طرح‌هایی که منسوب به یک هدف مشخص باشد و تمام ارکان برای رسیدن به هدف گماشته شده باشند راهی جز برنامه‌ریزی و حرکت بر اساس آن ندارد. سال های سال نقص جدی در نگاه برنامه مدار و برنامه محور در کارها داشتیم چه در سطح خرد چه کلان و این ضعف بیشتر در مراحل مختلف عملیاتی و اجرایی مشاهده می‌شد همچنان که سال‌ها طول کشید نظام کنترل طرح که یک نوع برنامه‌ریزی نظام طرح است در برنامه‌های کشوری جا باز کند. در حال حاضر ما خیلی مشکل درک اهمیت برنامه‌ریزی نداریم و به نظر من بیشتر مشکل در مهارت‌های اجرای برنامه‌ریزی درست و کنترل و پایش برنامه‌های درست است.

مدیریت پایش و ارزیابی عملکرد در واقع یکی از شاه بیت‌های سازمان است. اینکه سازمان درک این را داشته باشد ارزیابی عملکرد خود را کاملاً سیستماتیک طراحی کند و صرفاً منتظر گزارش ‌هایی که خود مدیریت‌ها از عملکردشان می‌دهند نباشد و یک بافت سازمانی دقیقاً مسئول و متولی این باشد که عملکردها را ضمن ارزیابی و برآورد درست انجام دادن کارها به پایش (یعنی رصد مرحله به مرحله انجام فرآیندها و احتساب ضریب خطا و انحراف از معیارشان) آن هم بپردازد. ما در صندوق قطعاً درک کافی نسبت به برنامه‌ریزی داشته‌ایم و این درک آنقدر پخته بوده که فرآیندهای برنامه‌ریزی در قالب برنامه‌های راهبردی و عملیاتی، روش‌های اجرای آنها و سیستم مدیریتی را دقیق ارزیابی می‌کنیم. جدیت در مهارت‌های مدیریت و کنترل و ارزیابی به سازمان‌ها کمک می‌کند منابع را بجا مصرف کنند و هزینه‌های کمتری را متحمل شوند.

صندوق، گیشه پرداخت پول‌های بادآورده نیست

برنامه‌ریزی یک علم با منابع شناخته شده علمی در دسترس و بین‌المللی است اما آنچه مهارت اساسی ما در برنامه‌ریزی است این است که مراحل برنامه‌ریزی را درست انجام دهیم. شناخت از نقاط بهبود یکی از مهارت هاست. به طور مثال برای صندوق شکوفایی یک هدف از بیرون که همان حمایت از شرکت‌های دانش بنیان از طریق ابزارهای مالی است تعیین شده. اما عملاً نباید صندوق را به گیشه پرداخت پول تبدیل کنیم. همان‌طور که متأسفانه این انتظار را از بیرون می‌بینیم که چرا صندوق با سرعت بالا منابع را تخصیص نمی‌دهد. این نوع نگاه حاصل نگاه بی‌برنامه است و حقیقتاً نمی‌توان گفت کجای این دید برنامه‌ریزی شده است. ما موظفیم برای پولی که در اختیارمان قرار گرفته برنامه‌ریزی کنیم و با برنامه حرکت کنیم. اگر قرار باشد این سه هزار میلیارد تومانی که داریم به چشم پولی که باید خرج شود ببینیم و کمکی کند به راه افتادن جریان دانش بنیان نمی‌توان گفت این حرکت کاری فکر شده است در حالی که به عقیده من اگر قرار است پشت حرکت دانش بنیان در کشور فکر باشد باید نسبت به مسائل حساس و با برنامه بود و منابع بدرستی صرف شود تا اصطلاح خرج شدن به سرمایه‌گذاری تبدیل شود.

حراست از سرمایه با برنامه‌ریزی، ارزیابی و پایش عملکرد

سرعت بالا در اعطای تسهیلات به شرکت‌های دانش بنیان بدون توجه به بازار شرکت، تجاری‌سازی و... یک خطای بزرگ است. مهم‌ترین موضوع این است که این پول سرمایه صندوق است و قرار نیست این سرمایه خرج شود بلکه باید این سرمایه را حفظ و به انحای مختلف از سود سرمایه موجود به چرخه دانش بنیانی در کشور کمک کنیم. گرچه امروز براساس نظر هیأت عامل صندوق از اصل سرمایه نیز برای ارائه تسهیلات استفاده می‌شود اما در حقیقت صندوق باید سرمایه‌اش را که همان سرمایه عمومی است حفظ و حراست کند تا اسیر تجارب تلخ گذشته مثل شرکت‌های زودبازده نشویم. لذا پرداخت‌ها باید با دقت انجام شود تا از بازگشت آن مطمئن باشیم و بدانیم اگر پول برود بدون بازگشت نخواهد بود.

من و شما نمی‌دانیم کشور در سال آینده به لحاظ منابع چه وضعیتی دارد و آیا می‌تواند دوباره جریان دانش بنیان را حمایت و شارژ کند یا خیر، پس اینجاست که حفظ سرمایه بیشتر اهمیت می‌یابد. ما نمی‌خواهیم این جریان در مقطعی به اوج برسد و با سر به زمین بخورد. در موضوع شرکت‌های زودبازده ما دیدیم که رقم بسیار بالایی حدود هفت هشت هزار میلیارد از سرمایه کشور رفت که رفت، بدون اینکه اثری در جریان توسعه اقتصادی کشور داشته باشد. نگاهی که به ما بگوید پول را بدهید بدون اینکه فکر کنید بازگشتی هست یا نه، نگاه نادرست فاقد برنامه‌ریزی است و ما با داشتن مهارت‌های برنامه‌ریزی که مهم ترینش تحلیل و درس گرفتن از گذشته و تأکید روی نقاط بهبود است می‌توانیم این راهبرد صحیح را ادامه دهیم.

پس اگر این بار صندوق نوآوری و شکوفایی متولی حمایت مالی از حرکت توسعه کشور است و اگر می‌بینیم که با کارشناسی و ریزبینی به تخصیص منابع مالی می‌پردازد خوشحال باشیم و بدانیم پول در جای خود صرف می‌شود جایی که سوخت شدن سرمایه در آن خیلی کم است. من به تمام شرکت‌های دانش بنیان که صندوق را به کندی در ارائه تسهیلات متهم می‌کنند می‌گویم اجازه دهید صندوق با همین حساسیت‌ها و کارشناسی‌ها کارش را انجام دهد و بدانند کندی در کار نیست و شرکت دانش بنیانی نیست که پشت درهای صندوق مانده باشد بلکه این صرف زمان به جهت دقت در ارائه تسهیلات است.

چشم ناظر و وکیل شرکت‌های دانش بنیان در صندوق

شرکت‌های دانش بنیان بدانند پایش‌های سازمانی در حال انجام است و نمی گذارد اجزای سازمان خارج از برنامه و خارج مسیر رسیدن به هدف گام بردارند. به طور مثال ما نظام کنترل زمانی طرح‌ها را در دستور کار داریم و نمی‌گذاریم طرحی بیش از زمان تعیین شده در قسمت‌های مختلف پذیرش، ارزیابی، قرارداد و ارائه تسهیلات بماند. پس خود صندوق در یک حرکت درون سازمانی نوین به خود کنترلی می‌پردازد تا منابع هدر نرود.

در حقیقت قسمت ارزیابی و پایش، چشم ناظر یا وکیل شرکت‌های دانش بنیان در داخل صندوق است که نمی‌گذارد واحدهای سازمان از برنامه عدول کنند. ما هر شرکت دانش بنیانی را که به صندوق مراجعه می‌کند از ابتدا تا انتها همراهی می‌کنیم که ببینیم در چه وضعیتی هستند و ایستگاه‌های مختلف صندوق نسبت به آنها چطور عمل می‌کنند. پس از تحلیل قدم به قدم گزارش‌ها به واحدهای مربوطه می‌رسد. با اینکه اکثر کارشناسان ما از فارغ‌التحصیلان دانشگاه‌های برتر کشور و از نخبگان هستند، ما حتی کارشناس به کارشناس بررسی می‌کنیم که مثلاً چرا یک کارشناس در زمان ارزیابی کند بوده است و علت را جویا می‌شویم، برخی تأخیرها قابل قبول است اما برخی دیگر نه.

حرکت در جهت توسعه اقتصادی و شکوفایی دانش بنیان

مدیریت پایش و ارزیابی عملکرد به قطع اعلام می‌کند علاوه بر ارزیابی برای تسهیل در امور دائماً در حال روان‌تر کردن فرآیندهای ارائه تسهیلات است. به طور مثال برخی شرکت‌ها در تأمین وثایق مورد نیاز مشکل دارند و ما منطق موجود سازمانی را به هم می‌زنیم و با حفظ انعطاف سازمانی برای آنها تبصره‌های مختلف و استثناهایی قائل می‌شویم که کار شرکت زمین نماند و زودتر به پول برسد، بنابراین باز هم تأکید می‌کنم شرکت‌های دانش بنیان مطمئن باشند ما همه انرژی‌مان را در جهت تسریع و تسهیل در ارائه خدمات به شرکت‌ها که موتور توسعه اقتصادی کشور هستند قرار داده‌ایم.خوشبختانه اکثر شرکت‌های دانش بنیان به این اطمینان رسیده‌اند که کارشان در صندوق معطل بوروکراسی و کاغذبازی‌های معمول در اداره ها و بانک‌ها نمی‌ماند، برای همین ما حتی با سرریز مراجعات مواجه هستیم که به اکثر آنها رسیدگی شده به طوری که ما تاکنون سه هزار و 300 درخواست داشته‌ایم که از این تعداد تنها در سال 95 هزار و900 شرکت از ما مصوبه و تسهیلات دریافت کرده‌اند و مابقی شرکت‌ها به صورت لیزینگ یا تسهیلات دیگر خدمات گرفته‌اند.

http://www.iran-newspaper.com/newspaper/BlockPrint/176655

ش.د9505125